O que ter em mente ao gerenciar múltiplos projetos


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O tempo para entregar o produto final é um dos fatores mais importantes quando se trata de gerenciamento de projetos. No entanto, os projetos de hoje são mais complicados e dinâmicos do que nunca e está se tornando cada vez mais comum que os gerentes de projeto enfrentem a tarefa de gerenciar múltiplos projetos simultaneamente.

Ser capaz de gerenciar múltiplos projetos, orçamentos, recursos e cronogramas de uma só vez exige certa habilidade. A menos que seja feito corretamente, a gestão destes componentes em um nível múltiplo pode ser difícil.

Aqui estão algumas dicas para ter em mente quando estiver gerenciando múltiplos projetos:

O Gerente de Projeto Ideal

O gerenciamento bem sucedido de vários projetos tende a depender do gerente de projetos. Um gerente de múltiplos projetos deve ser capaz de se adaptar às diferentes equipes e iniciativas envolvidas em todos os sentidos. Ele devem ter as habilidades e capacidade de se comunicar e lidar com todas as informações relacionadas ao projeto e delegar tarefas entre as equipes/projetos. Outra competência chave inclui a capacidade de montar equipes rapidamente quando surge a necessidade.

Delegue

Delegar a sua autoridade para as pessoas devidamente qualificadas lhe permitirá ser mais eficaz no gerenciamento de múltiplos projetos. Embora alguns gerentes de projetos possam estar cansados dessa abordagem, isto lhes dará tempo para investir em trabalhos mais importantes que de outra forma não iriam receber a atenção necessária. Por não delegar, um gerente de projeto corre o risco de administrar mal um ou mais dos múltiplos projetos.

Comunique

As equipes de projeto estão muitas vezes espalhadas por uma variedade de locais e isso pode tornar a comunicação difícil e complexa. Garantir que as linhas de comunicação sejam claras é essencial, especialmente quando você está gerenciando vários projetos ao mesmo tempo. A boa prática seria agendar diariamente ou pelo menos semanalmente reuniões com as equipes de cada projeto para garantir que a comunicação entre as camadas seja mantida transparente.

Se você falha em planejar – você planeja falhar

A falta de planejamento pode ser facilmente evitada uma vez que a quantidade adequada de tempo é investida no início do projeto, e este plano é revisto regularmente. Esta prática é ainda mais importante quando você está lidando com múltiplos projetos. Por exemplo, a exigência de recursos para os projetos precisa ser definida antes do previsto.

Mantenha seus projetos juntos

Gerenciar vários projetos em diferentes conjuntos de ferramentas certamente vai desperdiçar tempo e recursos valiosos. Isto também irá reduzir a sua visibilidade quando se trata de ver o panorama. Por ter um sistema de software de gerenciamento de projeto integrado como ProjectVision, você pode gerenciar todos os seus projetos no mesmo lugar. Isto resultará em economia de tempo e lhe dará algumas informações valiosas para garantir que todos os projetos cheguem ao fim.

Tenha cuidado ao definir prazos

Seja realista quando você está definindo prazos para projetos, especialmente quando você tem vários que estão em andamento. Você deve tentar espalhar os prazos do projeto em toda a sua agenda para garantir que você não tenha que lidar com vários prazos críticos ao mesmo tempo.

Finalize-os

Os projetos chegam ao fim,  eventualmente. No entanto, pode ser tentador apressar a assinatura final, especialmente quando há uma série de outros prazos gritando com você. Depois de investir tanto trabalho e tempo, seria uma pena falhar no obstáculo final. Por isso, é importante manter o ritmo até que todas aprovações do projeto tenham sido dadas e você tenha documentado as lições aprendidas.

Seguir essas dicas não vai resolver todos os problemas que possam surgir ao gerenciar múltiplos projetos, mas dará ao gerente de projeto uma espinha dorsal sólida para gerenciar os projetos de forma eficiente dentro do prazo e do orçamento atribuído para a satisfação dos stakeholders. No entanto, como gerente de projeto, é importante falar para seus superiores quando você se sente sobrecarregado pelo número de projetos que está enfrentando ao mesmo tempo, caso contrário você pode ser confrontado com um grande número de projetos e, finalmente, acabar prejudicando a sua reputação como gerente de projetos.

Autores: Equipe da Cora Systems

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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