Dicas para gerenciar mudanças de escopo


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Quando você inicia um projeto, você acha que sabe exatamente o que precisa entregar, mas, então, surge uma mudança. Pode ser difícil dizer não a um gerente sênior, e muitas vezes as alterações sugeridas são grandes melhorias que você realmente gostaria de incorporar ao projeto.

Então como você gerencia o impacto sobre o escopo do projeto, a equipe, o orçamento e o cronograma? São muitas coisas a considerar para uma mudança! Aqui estão cinco dicas para gerenciar com sucesso as mudanças no escopo do seu projeto.

Dica 1: Registre todas as mudanças

Em primeiro lugar, independentemente de onde a mudança vem, ela deve ser registrada em algum lugar. Utilize um software para tornar este trabalho mais fácil, uma vez que ajuda a preparar uma lista consolidada de todas as alterações apresentadas, e o que acontece com elas depois.

Dica 2: Avalie as mudanças

Avalie todas as alterações que foram apresentadas. Algumas serão grandes ideias e algumas não! Descubra o impacto que as ideias terão sobre o projeto e os benefícios de cada uma, e então você pode apresentar a suas recomendações ao patrocinador do projeto sobre a possibilidade de incorporá-las no planejamento ou não. O patrocinador vai tomar a decisão final, mas levará em consideração sua recomendação para aprovar ou rejeitar a mudança.

Dica 3: Priorize mudanças

Assumindo que a mudança foi aprovada, você vai ter que descobrir qual a sua prioridade. É algo pelo qual você deve largar tudo para trabalhar agora? Ou pode esperar um pouco mais? Sua equipe pode ajudar com isso, e você também pode obter uma opinião do seu patrocinador do projeto. Priorizar é realmente útil se você tem uma série de mudanças, uma vez que irá ajudá-lo a planejar o trabalho na ordem certa.

Dica 4: Revise seu plano adequadamente

É raro poder incorporar uma mudança sem alterar nada no projeto. Mudanças terão um impacto sobre o orçamento do projeto, cronograma, plano de recurso e matriz de riscos. Dê uma geral no projeto todo e descubra o que precisa, por causa das mudanças, ser atualizado.

Lembre-se de compartilhar todas as alterações com a equipe do projeto para que eles também fiquem cientes de qualquer coisa diferente que precisem fazer.

Dica 5: Não concorde com tudo!

Não diga sim para qualquer um que sugere uma mudança até que esta tenha sido devidamente analisada! Caso contrário, você poderia prometer entregar algo que acabaria se tornando muito difícil ou algo que o patrocinador não concordaria. E você não tem que concordar com o seu patrocinador também. Apesar de terem a palavra final, se você não concordar com uma mudança, deve deixar isto adequadamente registrado, mesmo que tenha que incorporar a mudança no projeto.

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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  • Hudsonino Saleme Neto

    Gostei muito das dicas, sempre que tiver mais algum material enviar em pdf.