Gerenciando contratos com sucesso


Male hand presents a blank contract document

Quer você esteja buscando uma nova empresa para a manutenção da copiadora no escritório, ou buscando um empreiteiro para terminar seu porão em casa, há momentos em que todos nós temos de lidar com a contratação de alguém para fazer algo que não podemos ou não temos tempo para fazer.

Há muitos nomes para um contrato (acordo, entendimento, ordem de compra), mas todos eles têm a mesma função: um acordo mutuamente vinculativo que obriga o vendedor a oferecer algo de valor e obriga o comprador a fornecer algum tipo de compensação monetária, ou outra, de valor. De todos os documentos com que lidamos em um determinado projeto, os contratos são geralmente os mais completamente revistos, por causa de sua natureza jurídica. É por isso que é tão importante compreender como cuidadosamente selecionar  e gerenciar um contrato.

Ao contemplar se deve ou não contratar alguém para fazer um trabalho, primeiro você deve determinar se você pode fazê-lo sozinho, também conhecida como “análise fazer-ou-comprar”. Alguns projetos podem ter tudo feito internamente, no entanto, haverá momentos em que você não poderá fazer uma tarefa com os recursos fornecidos. Depois de ter concluído que você precisa contratar alguém, o processo de aquisição começa.

Há cinco passos a seguir para a seleção, a concessão e a gestão de um contrato. Vamos ver para cada um em detalhes.

1. Definir os bens e serviços a serem adquiridos

Você já concluiu a “análise de fazer ou comprar”, então agora você precisa decidir o que adquirir, como adquirir, o quanto é necessário, e quando adquirir. Conversar com especialistas, fazer pesquisas e ter reuniões com a equipe pode lhe auxiliar na resposta a cada uma dessas perguntas. Você pode, então, desenvolver uma declaração de contrato de trabalho (SOW). Este SOW descreve o item de aquisição em detalhes suficientes para permitir que os potenciais vendedores determinem se são capazes de fornecer os produtos, serviços ou resultados necessários.

2. Determinar como solicitar fornecedores

O próximo passo a tomar é determinar como você vai escolher um fornecedor. Os documentos de aquisição são usados ​​para solicitar propostas de potenciais vendedores. Você deve desenvolver os critérios de seleção que irá utilizar para avaliar as propostas recebidas. Existem várias maneiras de divulgar que você está procurando um fornecedor. Conferências, licitações e até publicidade são exemplos disso.

3. Avaliar propostas e adjudicação do contrato

Depois de ter recebido propostas de fornecedores, você pode colocar  seus critérios de seleção em vigor para fazer a sua escolha. As propostas recebidas devem incluir todos os termos e condições necessárias para o contrato, tais como condições de pagamento, local de entrega, garantias, etc. É importante esclarecer a estrutura, os requisitos e outros termos da compra, de modo que a concordância mútua possa ser alcançada antes da assinatura do contrato.

4. Controle do contrato

Esta etapa assegura que tanto o desempenho do comprador quanto do vendedor atende aos requisitos de aquisição, de acordo com os termos do contrato. Você pode fazer uma avaliação de desempenho da aquisição, que é uma revisão estruturada do progresso do vendedor em entregar escopo e qualidade do projeto, dentro dos custos e do cronograma, em comparação com o contrato.

5. Fechar o contrato

O passo final é fechar o contrato. Este passo documenta acordos e documentação relacionada para referência futura. Este processo requer mais do que apenas dizer que o fornecedor concluiu os objetivos contratuais. Trata-se de atividades administrativas, tais como finalizar reivindicações abertas, atualizar os registros para refletir os resultados finais e arquivar essas informações. Os termos e as condições originais do contrato podem determinar procedimentos específicos para o encerramento.

Conhecer as etapas para selecionar e gerenciar um contrato com sucesso vai ajudar a manter o seu projeto dentro das restrições de custo, escopo e tempo, e fazer de você um gerente de projetos muito melhor!

Autor: Dr. Keith Mathis

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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