Gerenciando contratos com sucesso


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Quer você esteja buscando uma nova empresa para a manutenção da copiadora no escritório, ou procurando um empreiteiro para terminar seu jardim de inverno em casa, há momentos em que todos nós temos de lidar com a contratação de alguém para fazer algo que não podemos, ou não temos tempo para fazer.

Há muitos nomes que se pode dar um contrato (acordo, entendimento, ordem de compra), mas todos eles têm a mesma função. São um acordo mutuamente vinculativo que obriga o vendedor a oferecer algo de valor, e obriga o comprador a fornecer algum tipo de compensação monetária ou outra, também de valor. De todos os documentos com que lidamos em um projeto, os contratos são geralmente os mais completamente revistos, por causa de sua natureza jurídica. É por isso que é tão importante compreender cuidadosamente como selecionar e gerenciar um contrato.

Ao avaliar se deve ou não contratar alguém para fazer um trabalho, primeiro você deve determinar se pode fazê-lo sozinho, processo também conhecido como “análise fazer-ou-comprar”. Alguns projetos podem ter tudo para ser feitos internamente. No entanto, haverá momentos em que você não poderá fazer alguma tarefa com os recursos fornecidos. Depois de ter concluído que você realmente precisa contratar alguém, o processo de aquisição começa.

Há cinco passos a seguir para a seleção, a concessão e a gestão de um contrato. Vamos ver para cada um em detalhes.

1. Definir os bens e serviços a serem adquiridos

Você já concluiu a análise “fazer ou comprar”, então agora você precisa decidir o que adquirir, como adquirir, o quanto é necessário, e quando adquirir. Conversar com especialistas, fazer pesquisas, e ter reuniões com a equipe, pode auxiliar na resposta a cada uma dessas perguntas. Você pode, então, desenvolver uma declaração de trabalho (Statement Of Work – SOW). Este SOW descreve o item de aquisição em detalhes suficientes para permitir que os potenciais vendedores determinem se eles são capazes de fornecer os produtos, serviços ou resultados necessários.

2. Determinar como solicitar fornecedores

O próximo passo a tomar é determinar como você vai escolher um fornecedor. Os documentos de aquisição são usados ​​para solicitar propostas de potenciais vendedores. Você deve desenvolver os critérios de seleção que irá utilizar para avaliar as propostas recebidas. Existem várias maneiras de divulgar que você está procurando um fornecedor. Licitações e publicidade são exemplos disso.

3. Avaliar propostas e adjudicação do contrato

Depois de ter recebido propostas de fornecedores, você pode colocar os seus critérios de seleção em vigor para fazer a sua escolha. As propostas recebidas devem incluir todos os termos e condições necessárias para o contrato, tais como condições de pagamento, local de entrega, garantias, etc. É importante esclarecer a estrutura, os requisitos e outros termos das compras de modo que a concordância mútua possa ser alcançada antes da assinatura do contrato.

4. Controle do contrato

Essa etapa assegura que tanto o desempenho do comprador quanto do vendedor atende aos requisitos de aquisição de acordo com os termos do contrato. Você pode, por exemplo, fazer uma avaliação de desempenho de aquisição, que é uma revisão estruturada do progresso do vendedor quanto a entregar escopo e qualidade do projeto, dentro dos custos e do cronograma, em comparação com o contrato.

5. Encerrar o contrato

O passo final é encerrar o contrato. Este passo documenta acordos e documentação relacionada para referência futura. Este processo requer mais do que apenas dizer que o fornecedor concluiu os objetivos contratuais. Trata-se de executar atividades administrativas, tais como finalizar reivindicações abertas, atualizar os registros para refletir os resultados finais e arquivar informações. Os termos e as condições originais do contrato podem determinar procedimentos específicos para o encerramento. Conhecer as etapas para selecionar e gerenciar um contrato com sucesso vai ajudar a manter o seu projeto dentro das restrições de custo, escopo e tempo necessárias.

Autor: Keith Mathis

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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