Como o gerenciamento social de projetos aumenta a colaboração


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No ambiente de trabalho atual, os projetos enfrentam inúmeras pressões, de limitações de tempo a desafios de comunicação a mudanças de objetivos do projeto. A comunicação é um problema principal, especialmente quando uma equipe não trabalha em conjunto em um único local. Isto é cada vez mais comum à medida que mais funcionários optam por trabalhar remotamente. O gerenciamento social de projeto desenvolveu-se como uma maneira de resolver esse problema de comunicação comum.

Embora o gerenciamento social de projetos seja ainda uma nova categoria, ela integra o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) e gestão de equipes através de funcionalidades parecidas com redes sociais. Os membros da equipe podem colaborar dentro do ecossistema do projeto, e muitas vezes trabalham em conjunto em tempo real. Destacamos a seguir algumas maneiras pelas quais a gestão social de projetos pode beneficiar sua empresa, e melhorar a comunicação.

1. Gerenciamento social de projetos maximiza a comunicação aberta nas equipes

Em geral, ele oferece um fluxo de atividades que tanto os membros da equipe quanto outros stakeholders externos podem ver. Você pode imaginar isso mais ou menos como algo parecido com a linha do tempo de notícias do Facebook. Isso permite que todas as partes relevantes, incluindo, mas não se limitando à própria equipe, os stakeholders, e os gestores, acompanhem as atividades e status do projeto. Além disso, os membros da equipe podem fazer perguntas e interagir uns com os outros sem a necessidade de enviar vários e-mails. Isso simplifica a comunicação e faz com que seja mais fácil conseguir as respostas que você precisa.

2. Você pode aproveitar o conhecimento de pessoas de fora da equipe do projeto

Tradicionalmente, gerenciamento de projetos envolve apenas a equipe do projeto. No entanto, há, por vezes, pessoas que não estão na equipe que podem ser capazes de responder a perguntas ou compartilhar ideias. Com o gerenciamento social de projetos, um membro da equipe pode publicar um problema, necessidade, ou perguntar a toda a rede (como o departamento ou empresa). Qualquer pessoa pode, então, participar e ajudar na realização dos objetivos da equipe. Essa inteligência coletiva é uma das características mais importantes e impactantes do gerenciamento social de projetos.

3. Estimula um aumento na transparência e alinhamento

O alinhamento de objetivos é muitas vezes difícil de alcançar em equipes distribuídas. Ferramentas de gerenciamento social de projetos podem ajudar a promover a conscientização unificada, através de uma linha do tempo de notícias contínua, que mantém todos na mesma página. Isto também cria transparência. Quando os objetivos e as atividades do projeto estão claramente visíveis, os funcionários não se sentem fora do circuito ou ignorados. Isso também cria prestação de contas, pois as outras pessoas, incluindo os gerentes e, às vezes os clientes, têm acesso à informação.

4. Os projetos serão realizados mais rapidamente.

As próprias tarefas são, em sua essência, as mesmas. O processo, no entanto, é mais eficiente e simplificado. Pelo fato de as discussões poderem ocorrer em tempo real, sem o atraso de um sistema de e-mail, por exemplo, as decisões podem ser tomadas mais rapidamente. A Cervejaria Carlsberg, por exemplo, economizou o ano todo de um funcionário em seu projeto de automação do sistema de controle por meio da implementação do sistema ProjectPlace. Tarefas que podem tradicionalmente envolver uma longa cadeia de contatos e reuniões para que sejam organizadas podem ser iniciadas e, em seguida, gerenciadas dentro do sistema. Os problemas são muitas vezes resolvidos antes mesmo que o gerente de projeto seja notificado.

5. A equipe se torna empoderada e engajada

Ao usar um software de gerenciamento social de projetos, todos os funcionários têm a capacidade de participar e contribuir de forma decisiva para projetos. Mesmo as pessoas de fora da equipe podem responder perguntas e ajudar a resolver problemas, se for necessário. Isso une todo o departamento ou empresa. Os membros da equipe também se beneficiam da interação acessível e regular, que mantém o moral e o engajamento elevados.

Conclusão

Projetos de grande escala raramente podem ser executados por uma única equipe. Experiência de fora é muitas vezes crítica para responder às perguntas, ou superar obstáculos. Ferramentas de gerenciamento social de projetos ajudam a alcançar essa colaboração aberta e permitem que a comunidade do projeto atinja seus objetivos.

Autora: Leah Carlisle

Artigo publicado originalmente no site Project-Management.com

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