3 dicas para lidar com sobrecarregamento em múltiplos projetos


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Na condição de gerentes de projeto, todos nós temos aqueles momentos que surgem em que um projeto ou atividade ocupa a maior parte ou a totalidade do nosso tempo. É o estilo de vida do gerente de projeto – não há como evitar. E quando aquele único projeto aparece e toma todo o nosso tempo, energia, recursos e disponibilidade, fica muito difícil de acompanhar as outras coisas acontecendo e outros trabalhos que temos em nossas mãos, que são, muitas vezes, outros projetos importantes, liderar outros membros da equipe que precisam de nós, e engajar outros clientes de projetos que estão nos procurando para a liderança e direção do projeto. Sim, seria bom se pudéssemos ficar isolados do resto do mundo e nos concentrarmos em um projeto que precisa de 110% de nossa atenção, mas não podemos fazer isso. Nós ainda devemos fornecer uma supervisão adequada aos outros projetos que temos em curso, caso contrário, corremos o risco de fracassar em cada um individualmente.

Assim, quando um projeto ameaça se tornar tão grande e com problemas que exigem tudo o que temos para dar agora, o que podemos fazer para garantir que não estamos largando os outros projetos que estamos gerenciando?

Geralmente, eu utilizo uma destas três ações ou passos – dependendo do estado geral de cada projeto e, dependendo de como a situação está complicada para o principal projeto em questão:

1. Nomeie alguém como responsável temporário no projeto problemático

Se a melhor coisa a fazer é descarregar o projeto problemático, nomeie um recurso confiável da equipe atual para assumir o projeto por duas semanas ou mais, enquanto você concentra sua atenção nos vários outros projetos em suas mãos para deixa-los atualizados e em boa posição com os clientes do projeto. Descarregar o projeto problemático, no entanto, mesmo que as necessidades ou problemas de outros projetos sejam muito grandes, não é a melhor opção recomendada. Ao fazê-lo em um projeto como este você pode enviar uma mensagem muito negativa para o cliente do projeto, e arriscar perder ainda mais terreno no projeto por entregar tarefas de gerenciamento de projetos a indivíduos que não são gerentes de projeto e estão ocupados tentando lutar contra os problemas atuais do projeto. Neste caso, a opção seguinte é uma escolha muito melhor.

2. Nomeie líderes temporários para os projetos em boas condições

Provavelmente, esta é a escolha mais sábia e é a única que eu realmente utilizei quando confrontado com este tipo de situação. Idealmente, reúna-se com a equipe do projeto em cada projeto e debata sobre a melhor maneira de atacar a situação. Então, tome medidas transferindo as funções regulares de supervisão de gerente de projeto para alguém da equipe do projeto. Envolva-se tanto quanto possível para garantir que a gestão do projeto esteja efetivamente ocorrendo. Atribuir alguém para ser o principal contato e responsável pelo projeto duas semanas, por exemplo, pode ajudá-lo a liberar tempo suficiente para se concentrar nos grandes problemas enfrentados pelo projeto em questão. Isso irá ajudá-lo a atravessar a crise que você está passando no momento.

3. Consiga ajuda externa temporária para o projeto problemático

Esta é minha opção menos favorita de todas as três, porque é cara. Além disso, isso traz alguém novo para o projeto que o cliente não está familiarizado e pode passar uma ideia para o cliente de que as coisas estão realmente ruins – quando elas realmente podem não estar tão ruins assim. Tudo o que causa a preocupação ou agitação para o cliente é ruim. Mas se você não tem outra escolha, esta pode ser a ação apropriada a tomar. Vá até a liderança sênior ou diretor do escritório de gerenciamento de projetos – o que for apropriado para sua organização – e consiga que um gerente de projeto adicional ou temporário seja nomeado para o projeto para ajudar. E se os problemas são de tal ordem que o que você realmente precisa é de um profissional um pouco diferente, como um analista de negócios ou líder técnico, então, busque esse tipo de recurso. No entanto, não os mantenha por mais tempo do que o estritamente necessário, porque eles vão ser um dreno rápido no orçamento do projeto.

Resumo

Ninguém gosta de admitir a derrota em um projeto e nós geralmente não temos que fazê-lo, mesmo quando a situação parece obscura. Reconheça o quanto antes que você precisa de uma ajudinha extra ou que você precisa voltar a concentrar-se mais tempo em um determinado projeto e transfira as responsabilidades e recursos adequadamente. Quando isso é feito estrategicamente, pode ajudar a garantir que você cause o mínimo de perturbação ao projeto e ao cliente. A chave é ter certeza de que o cliente veja que qualquer mudança é positiva e que você ainda está focado no sucesso do projeto.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site Project-Management.com

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