Dicas fáceis para otimizar seu tempo


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Quanto você pode fazer em um dia? Aposto que, como eu, você gostaria que seu dia tivesse mais horas. Não necessariamente para o trabalho do projeto (apesar de que também seria bom), mas também para a diversão com a família e amigos!

Você pode fazer melhor uso de seu dia se você gerenciar seu tempo de forma eficaz. Aqui estão algumas dicas de gestão de tempo para compartilhar com sua equipe de projeto, que realmente irão ajudá-lo a ficar mais focado e produtivo… o que significa mais tempo para as coisas que você realmente quer fazer!

1. Use uma lista de tarefas

Listas de tarefas evitam que você esqueça no que você deveria estar focado em determinando momento. Elas podem realmente ajudá-lo a ficar em cima de suas atividades de trabalho e obter mais de suas horas no escritório, porque você não perde tempo pensando sobre quais são as suas prioridades ou o que você deve fazer em seguida.

Use um software de gerenciamento de tarefas para criar listas de tarefas práticas e personalizadas. Você pode concluir mais trabalho significativo se você identificar as tarefas importantes, e aquelas com os prazos mais curtos. Em seguida, você pode trabalhar primeiro na conclusão dessas. Se você está cansado e precisa de uma pausa dessas tarefas, será mais fácil de encontrar algo na lista, que exija menos esforço, mais interessante ou simplesmente mais divertido de fazer! Também é um grande motivador ser capaz de riscar as tarefas quando concluídas.

2. Não verifique e-mails com muita frequência

Isto pode ser difícil de fazer, mas limitar-se a apenas verificar seus e-mails algumas vezes por dia pode ser um verdadeiro poupador de tempo. Se toda a sua equipe faz isso, você pode construir um ambiente de trabalho muito sólido, onde as pessoas acessam o e-mail duas vezes por dia e passam o resto do tempo lidando com tarefas do projeto.

É muito fácil se distrair quando uma nova mensagem chega, então reduzir o tempo de e-mail irá ajudá-lo a ser mais produtivo, mesmo que você não sinta assim no começo.

3. Armazene seus arquivos online

Armazenar os arquivos online pode ser uma grande economia de tempo. Você vai parar de caçar documentos, porque você vai saber onde todos estão salvos. Você pode categorizar os documentos online para que seja fácil encontrá-los novamente quando você precisar deles. Todos nós perdemos muito tempo à procura de arquivos, então esta dica por si só vai ajudá-lo recuperar mais tempo no seu dia de trabalho.

Isto funciona com seus arquivos pessoais também, por isso, se você está sempre perdendo as coisas em seu computador pessoal ou tablet, tente o armazenamento de arquivos online como uma solução!

4. Use modelos de documentos

Modelos de documentos são documentos em branco concebidos para poupar tempo. Seu escritório de gerenciamento de projetos provavelmente tem uma biblioteca de modelos, e alguns softwares de gerenciamento de projeto vêm com alguns modelos internos, como relatórios, por exemplo. Uma rápida pesquisa na internet irá lhe mostrar modelos para contratos de projetos, agendas, registros de riscos e documentos de encerramento do projeto. Na verdade, praticamente qualquer coisa que você precisa já foi produzido por um gerente de projeto antes de você, por isso, vale a pena perguntar por aí antes de gastar tempo e esforço de fazer um do zero.

Organize uma boa biblioteca de modelos de documentos e você nunca vai ter que escrever outro documento do projeto a partir do zero novamente. Tudo que você tem a fazer é editá-los, adicionar alguns dados, e está feito!

5. Use respostas automáticas

Ajude os membros de sua equipe a saber quem está trabalhando em que lugar, fazendo um acordo com o grupo de usar respostas automáticas e alertas de ausência sempre que não for capaz de ver o e-mail rapidamente. Certifique-se de que a sua mensagem inclui um contato alternativo, alguém que pode lidar com uma consulta, enquanto você não pode, ou seu número de telefone se você está disponível para receber chamadas, mas estará indisponível para contato por e-mail por um tempo.

Com mensagens deste tipo configuradas, os membros de sua equipe não vão ficar esperando que alguém responda. Ao invés disso, eles vão receber uma nota rápida de que a pessoa não está disponível no momento, e o nome de alguém que poderia ajudar. Todo mundo volta ao trabalho mais rapidamente, e você não terá um monte de consultas urgentes na sua caixa de entrada quando você pegar seus e-mails novamente.

6. Colabore em tempo real

Mesmo com a dica a anterior, afastar sua equipe mais ainda do e-mail é uma das maneiras mais rápidas e eficazes de economizar tempo. Ferramentas de gerenciamento de projetos online com recursos de colaboração vão ajudá-lo na comunicação e organização de informações em tempo real com a equipe

Outra vantagem de capturar tudo em sua ferramenta de gerenciamento de projetos on-line é que você vai ter a cadeia de discussão completa gravada sem qualquer esforço. O histórico de suas decisões está documentado para você. Você não tem que copiar e colar informações de seus e-mails em seu software de gerenciamento de projetos, porque tudo já estará lá – outra grande economia de tempo.

Há provavelmente muitas outras dicas para poupar tempo no projeto. Cada indivíduo na equipe normalmente vem com as formas de trabalho que são eficazes para eles – coisas que fizeram durante anos ou talvez coisas que eles começaram apenas recentemente a tentar. O que é importante é que você compartilhe ideias para que você possa experimentar as principais dicas de gerenciamento de tempo de cada um. Que outras dicas para poupar tempo no trabalho você tem? Conte-nos nos comentários.

Autor: Jason Westland

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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