Estabelecendo o rumo para bom gerenciamento de projetos


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Desenvolver o plano de projeto ou cronograma não é ciência exata. E é provável que estes nunca estejam “certos” ou verdadeiramente “acabados” até que o projeto termine. Mesmo pequenos projetos podem ter uma enorme quantidade de detalhes. Não importa quão grande ou pequeno o projeto é, a chave é a utilização de uma abordagem sistemática para dividir, com a ajuda da equipe do projeto, o projeto em tarefas inter-relacionadas e criar o detalhamento apropriado que dá ao gerente de projeto um cronograma para gerenciar o projeto a partir de uma linha-base diária.

Para chegar a esse ponto, é adequado passar por uma série de cinco etapas no planejamento do cronograma do projeto e chegar a essa primeira visão muito detalhada do projeto em termos de tarefas agendadas que mostram o trabalho que precisa ser realizado para a implantação da solução final. Estes passos são:

# 1 – Defina as tarefas necessárias do projeto

Começando primeiro com tarefas de alto nível e, em seguida, examinar em profundidade as tarefas detalhadas que levarão à conclusão de cada tarefa de alto nível, o gerente de projeto e equipe devem compilar o trabalho detalhado, que acaba tornando-se o “projeto”. Qualquer informação disponível vai ajudar neste esforço, provavelmente começando com um bom modelo definido a partir de um projeto anterior bem sucedido e, em seguida, utilizando a declaração de escopo para construir as suas próprias tarefas e detalhes para seu projeto.

# 2 – Identifique relações entre tarefas

Em seguida, verifique as tarefas detalhadas e garanta que elas estejam na sequência correta para completar com sucesso o trabalho necessário para o produto final ou tarefa da qual eles são uma parte. Identifique as relações entre tarefas e interdependências de tal modo que todos concordem e entendam a ordem do trabalho que precisa ser realizado.

# 3 – Estime o esforço.

O trabalho ou esforço que será necessário para concluir cada tarefa deve ser estimado e integrado nas informações da tarefa. Para algumas tarefas, isso pode ser apenas um “palpite” e terá de ser revisto à medida que mais informações se tornarem disponíveis.

# 4 – Crie o cronograma inicial.

Após estimar a duração de cada tarefa e descobrir a sequência de tarefas, o gerente de projeto e a equipe calculam a duração total do projeto. Este é apenas um cronograma inicial, que será a linha-base para a gestão do restante do projeto e terá de ser revisto ao longo do trabalho. Eu costumo rever o calendário pelo menos semanalmente depois de analisar o progresso da tarefa e atualizações de status com a minha equipe de projeto antes de uma reunião ou conferência semanal de status do projeto com o cliente.

# 5 – Atribua e aperfeiçoe os recursos.

Finalmente, com a ajuda da equipe do projeto, atribua recursos para cada tarefa no cronograma. Sem dúvida, isso vai demandar várias iterações, pois os recursos do projeto parecerão estar sobrecarregados em diversos pontos ao longo do cronograma do projeto. Ajuste o esforço e atribuições dentro de seu melhor conhecimento para contabilizar as limitações de recursos e ter certeza de que o uso de recursos seja otimizado tanto quanto possível. Você provavelmente está procurando manter seus recursos alocados 100% do tempo. Novamente, isso vai ser um processo contínuo ao longo do trabalho na media em que os requisitos são alterados, as tarefas e até mesmo as alterações de disponibilidade de recursos são mudadas. O cronograma nunca está “pronto”.

Resumo

Usando estes cinco passos, o gerente de projeto e a equipe podem atravessar os meandros de evoluir de um cronograma de projeto para a atividade de vendas (um rascunho) para o detalhamento bem planejado que deve estar presente a fim de executar com êxito o projeto. Com estes passos, o gerente do projeto será capaz de gerar todas as informações necessárias para entender como um projeto será executado e fornecer esse nível de conhecimento para o cliente do projeto.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site Project-Management.com

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