O que é gerenciamento de programas e como ele se compara ao gerenciamento de projetos?


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A pergunta acima é bastante comum. A maioria das empresas começa com um determinado número de gerentes de projeto em sua folha de pagamento e convive maravilhosamente com esta situação por anos. Projetos aparecem e desaparecem. Sistemas e processos são aplicados para diligentemente cuidar de trabalhos relacionados a projetos. Todos se dão muito bem entre si e as equipes têm respeito mútuo.

Soa como o cenário perfeito de gerenciamento de projetos… e é, mas acredite ou não, alguma coisa está faltando. O negócio está sendo deixado em segundo plano. A equipe de vendas passou a se concentrar em contas maiores (e potencialmente mais lucrativas) e gerentes de projeto estão tão atolados nos detalhes de seus projetos, que é difícil para eles terem uma visão mais ampla dos negócios.

Há sempre oportunidades de desenvolvimento de negócios com clientes existentes por um grande número de razões.

Primeiro, a sua empresa estabeleceu uma boa relação de trabalho com o cliente. Você é visto como um conselheiro de confiança que pode ajudá-los a resolver seus problemas.

Segundo, você tem um ponto de vista único que alguém do lado de fora pode não ter. Você pode ver o funcionamento interno e áreas que poderiam se beneficiar de alguma melhoria no cliente.

Finalmente, se a sua empresa tem feito bem o seu trabalho, você pode inclusive conhecer o negócio e sistemas de seus clientes melhor até do que eles mesmos conhecem. Isto porque sua empresa concentra-se no panorama global, e em como tudo funciona em conjunto, enquanto seu cliente pode estar focado em apenas uma peça individual de seu quebra-cabeça.

Há um grande potencial para novos negócios aqui. Mas, se o pessoal de vendas está ocupado vendendo e os gerentes de projeto estão ocupados gerenciando, como isso pode ser realizado?

É nisso que entra o gerente de programa.

O que é Gerenciamento de Programas?

Em termos simples, o gerenciamento de programas pode ser visto como o papel ou a função que sincroniza as iniciativas de gerentes de projeto, a equipe de vendas e o cliente.

A empresa tem que ser grande o suficiente para financiar tal papel, mas os resultados compensam o investimento. O gerente de programa é responsável por ajudar a empresa (interna ou externamente) a perceber o valor de negócio dos projetos e processos que estão em andamento.

O gerente de programa tem uma abrangência maior do que um gerente de projeto e está focado no trabalho do projeto, nas operações do dia a dia, em novas áreas de negócio dentro do cliente, faturamento e outras funções relacionadas aos negócios.

Os programas podem (e devem) mudar com o tempo. Programas visam proporcionar valor ao negócio. O valor do negócio é derivado do fornecimento de bens e serviços para o mercado que os compradores querem comprar.

Não é nenhuma surpresa que as mudanças de mercado são baseadas nas necessidades do comprador. Por exemplo, quando foi a última vez que você disse “eu preciso comprar algum papel térmico de fax para abastecer a minha máquina de fax?” Provavelmente pelo menos 10 a 15 anos atrás.

Inovação, necessidades do comprador, e um mercado em mutação requerem gestão de mudanças. Programas são postos em prática para acomodarem essas mudanças e responderem de acordo com o movimento. Por outro lado, os projetos são (e devem ser) resistentes à mudança. Projetos são definidos por períodos de tempo relativamente curtos e precisam chegar a uma conclusão para que o valor seja obtido a partir deles.

Será que isso significa que projetos nunca devem mudar? Claro que não. Mas significa que os projetos precisam ter uma certa sensação de estabilidade e a capacidade de virem a ser concluídos de modo que o próximo projeto possa ser iniciado.

O sucesso do Gerenciamento de Programas é baseado em ROI (Retorno sobre o Investimento). Uma coisa que cada gerente de programa precisa ter em sua caixa de ferramentas são “os números”.

O que são “os números”?

Uma grande parte da responsabilidade do gerenciamento de programas é saber como a atividade de projetos afeta o negócio como um todo. Se determinada quantidade de dinheiro é gasta em um novo projeto ou na implementação de um novo processo, então qual montante de dinheiro vai voltar como resultado desse investimento? O sucesso do programa é medido em função desses resultados serem favoráveis.

Ao comparar gerenciamento de programas com gerenciamento de projetos, as métricas de sucesso são um pouco diferentes. O sucesso de um projeto é baseado na habilidade do projeto para atingir as metas de tempo, escopo e custo. É trabalho do gerente de projeto gerenciar a restrição tripla e garantir que esses três elementos críticos permaneçam nos trilhos.

Outra diferença fundamental entre programas e projetos é que os gestores de programa irão gerenciar os gerentes de projeto. Um gerente de programa será responsável pela entrega de uma série de diferentes projetos que compõem o programa.

Por exemplo, um programa poderia incluir três ou quatro projetos em curso com a finalidade de agregar valor aos negócios.

Ao invés de gerenciar os projetos diretamente, um gerente de programa irá trabalhar junto com um gerente de projeto (ou gerentes de projeto) para a realização do trabalho. Isso envolverá atualizações de nível médio a alto para o gerente do programa.

Com base em como as coisas estão indo, o gestor do programa pode então optar por se envolver e escalar a solução dos problemas mais complicados.

Por outro lado, ao comparar o que é gerenciamento de programas com gerenciamento de projetos, o gerente de projetos é responsável por gerenciar os recursos técnicos no projeto. Essas são as pessoas que são responsáveis por realmente conseguir que o trabalho seja feito e que estão na linha de frente. Este é o lugar onde o gerente de projeto utiliza todas as competências necessárias e habilidades de influência, persuasão e determinação para manter os projetos no prazo, no escopo e dentro do orçamento.

O gerenciamento de programas é mais político que o gerenciamento de projetos? Sim. Não que o gerenciamento de projetos não venha com seus desafios políticos, egos, agendas, e uma colheita de outros dramas sugadores de energia, mas o gerenciamento de projetos tem uma grande chance maior de se beneficiar do gerenciamento de programas.

POR QUE?

Por que o gerenciamento de programas está lidando com os negócios em um nível superior, com apostas mais altas, e mais pessoas envolvidas. Os orçamentos são maiores. As decisões são maiores. Egos são maiores. Agendas podem estar ocultas. Você tem que navegar, não só através de seu ambiente como um gerente de programa, mas também percebendo que está sendo puxado para o ambiente político do seu cliente.

Então, combinar as duas organizações pode ser às vezes um pouco complicado.

Um gerente de projeto vai lidar com problemas semelhantes, mas muito provavelmente não tão complicados ou potencialmente perigosos.

Sempre haverá o empurra e puxa que se passa no curso normal de um projeto, entre gerentes e recursos. Os gerentes de projetos sempre terão que lidar com o familiar refrão de “muito trabalho a fazer e sem pessoas suficientes para fazê-lo”, mas o tempo irá fazê-lo funcionar novamente.

Acima estão apenas algumas das diferenças quando se compara o que é a gestão do programa com a gestão de projetos. Se você gosta de saltar no lado fundo da piscina e aprender a nadar, então você provavelmente irá desempenhar bem a gestão de programa. É desafiador, cada dia é diferente, e é aonde existe a maior capacidade de identificar e criar oportunidades.

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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