Gerenciamento múltiplos projetos: as chaves do sucesso


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Você pode se sentir como um malabarista quando a pressão está ligada em seu trabalho em gerenciamento de múltiplos projetos. Ter que manter várias bolas no ar ao mesmo tempo em que você trabalha duro em vários projetos pode ser complicado. O conselho é: nunca entre em pânico. Na verdade, você pode realmente desfrutar da experiência, se você planeja-la adequadamente, e você também vai melhorar a sua capacidade de gestão de tempo e habilidades organizacionais. Aqui estão algumas dicas importantes sobre como fazer isso direito e evitar ficar estressado:

Não misture as coisas

É Importante garantir que você mantenha os múltiplos projetos separados, tanto em sua cabeça quanto em seu computador. Pode ser fácil de misturar as coisas, particularmente se elas são de natureza semelhante. Isso pode ser um problema ainda maior nas fases iniciais, nas quais tais projetos ainda não estão claramente definidos. Basta tentar visualizá-los corretamente e em seu lugar desde o início. Se você confundi-los a partir do 1º dia e misturar as coisas, então pode ser difícil de desvendá-los mais tarde. Misturas muitas vezes acontecem quando você usa a mesma equipe para projetos diferentes e fala com os mesmos stakeholders sobre projetos diferentes.

Obtenha as prioridades certas

Raramente vai acontecer de você ter os mesmos prazos para cada projeto, ou mesmo que eles tenham o mesmo grau de prioridade. Você só precisa descobrir qual de seus projetos é mais urgente a qualquer momento. Há um perigo claro de que quando você está trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo você esteja tentado a resolver as partes mais fáceis primeiro e não ficar preso ao que realmente deve ser a primeira prioridade. Para evitar cair nessa armadilha, você deve seguir todos os planos do projeto de perto e ser totalmente objetivo em termos do que precisa ser feito diariamente. Se você joga todos os seus esforços em um único projeto e negligência os outros, as coisas podem ficar fora de controle e você perderá seu prazo. Experimente trabalhar em cada um igualmente.

Gerencie bem sua agenda

Os gerentes de projetos precisam administrar seu tempo de forma eficaz, e isto é crucial quando eles estão no comando de dois ou mais projetos ao mesmo tempo. Se você falhar em gerenciar corretamente seu tempo, você corre o risco de ter mais de um desses projetos se tornando urgentes simultaneamente. Faz sentido manter as datas importantes reservadas para as fases mais críticas de cada projeto, com a maior antecedência possível.  No início da responsabilidade de gerenciamento de múltiplos projetos, você não sabe quanto trabalho terá em cada ponto no tempo com cada projeto, portanto, faça a reserva de períodos potencialmente críticos assim que ganhar uma visibilidade melhor dos projetos. Se você é um novato em gerenciamento do tempo, então este será um bom exercício para você. Apenas mantenha sua cabeça no lugar e peça ajuda se você começar a sair dos trilhos (de preferência, antes que isso aconteça).

A chave para a conclusão bem sucedida: trabalho em equipe e delegação

Se alguma tarefa de gerenciamento do projeto é bastante simples e pode ser tratada muito bem por um colega, entregue-a a ele. Isto torna a sua vida um pouco mais fácil e vai dar ao seu membro da equipe a oportunidade de, talvez, aprender novas habilidades de gerenciamento de projetos. Não deve ser tão complicado descobrir quais tarefas do projeto podem ser delegadas no início, da mesma forma como você vai querer se agarrar nas mais desafiadoras.

Autora: Michelle Symonds

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

 

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