Descobrindo as raízes do fracasso em projetos


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Como você deve estar ciente – seja a partir de sua própria experiência, ou lendo uma quantidade enorme de pesquisas ou de estudos – o fracasso do projeto é um problema crítico em todos os setores e indústrias. Por exemplo:

  • A IAG Consulting realizou pesquisas detalhadas em mais de 100 empresas e descobriu que 68% dos projetos falharam ou tiveram um resultado marginal;
  • O Standish Group analisou uma década de projetos e descobriu que 42% falharam, e outros 52% foram “problemáticos” (isto é, acima do orçamento, implementação atrasada e / ou com falhas);
  • A McKinsey & Company estudou mais de 5000 projetos e descobriu que 56% entregaram menos valor do que o esperado, 45% estavam acima do orçamento, e 17% se desenrolaram tão mal que eles ameaçaram a própria sobrevivência da empresa;
  • A PricewaterhouseCoopers revisou 10.640 projetos de 200 empresas em 30 países e em vários setores, e descobriu que apenas 2,5% completou com êxito 100% de seus projetos;
  • Um estudo publicado na Harvard Business Review analisou quase 1500 projetos e descobriu que a média de excedente de custo era de 27%, e que 1 em cada 6 projetos tiveram um excedente de custo de 200% e uma atrasos no cronograma de quase 70%.

No entanto, saber que projetos falham com muito mais frequência do que eles conseguem alcançar o sucesso é apenas parte do problema. A outra parte é descobrir as raízes do fracasso do projeto, porque essa é a única maneira de fazer com que o fracasso do projeto seja uma exceção e não a regra.

Embora os projetos sejam inerentemente únicos e cada organização tenha sua própria cultura, sistemas, ferramentas, processos e protocolos, de modo geral aqui estão cinco causas comuns de falha do projeto:

1. Falta de Visibilidade

Sem perspectivas claras de todos os aspectos de um projeto – incluindo, mas não limitado a cronogramas, orçamentos, capacidade, recursos e outros – decisões são tomadas com base nas “melhores suposições” em vez de dados precisos.

Como resultado, aumento do espaço, derrapagens de custos e cronogramas desordenados não são apenas prováveis: são conclusões antecipadas, e é apenas uma questão de quando eles vão ameaçar seriamente a integridade do projeto.

2. Falta de Comunicação

Não importa quão robustos ou detalhados eles sejam, planos de projeto não fazem o trabalho: as pessoas fazem. E isso significa que uma comunicação eficaz entre os funcionários, grupos de trabalho, departamentos multifuncionais e stakeholders externos é essencial.

Infelizmente, a comunicação eficaz é normalmente uma das primeiras baixas em um projeto que está fracassando, que pode transformar desafios em catástrofes e dilemas em desastres.

3. Falta de Tecnologia

Nem todas as tecnologias são criadas iguais; especialmente aquelas que foram criadas para um mundo de gerenciamento de projetos que não existe mais.

Organizações que dependem exclusivamente de tecnologia ultrapassada ou inaplicável, como planilhas, e-mails e programas convencionais de gerenciamento de projetos,  rapidamente encontram-se incapazes de encontrar ou compartilhar informações críticas.

Ao invés da tecnologia conduzir seus projetos para o sucesso, a tecnologia funciona contra eles e transforma até mesmo as tarefas mais simples em complexas, demoradas, custosas e arriscadas.

4. Falta de Gestão de Recursos

Os projetos são iterativos por natureza, o que significa que algumas tarefas e atividades exigirão mais recursos do que o previsto, e outras vão exigir menos.

Organizações que não podem efetivamente gerenciar e realocar recursos, também se encontram acorrentadas a planos que já não são aplicáveis, ou funcionam de maneira frenética e improvisada que as expõe a riscos de recursos, aumento de custos e frustração dos patrocinadores do projeto.

5. Falta de Cultura de Suporte do Projeto

Não importa se uma organização está executando um único projeto ou gerenciando dezenas de projetos ao mesmo tempo: uma cultura de suporte do projeto é essencial para reunir indivíduos e grupos de trabalho.

Sem uma cultura de suporte do projeto, a colaboração rapidamente se transforma em combate, pois as pessoas se retiram para suas “ilhas desconectadas” e colocam tanto os projetos quanto as metas organizacionais em risco.

Olhando para o futuro

O fracasso do projeto de uma forma ou outra é surpreendentemente comum, e muitas vezes impulsionada por falta de visibilidade, comunicação, tecnologia, gestão de recursos e cultura.

Autores: Equipe da Clarizen