Pense em todo o dinheiro que já economizamos!


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As organizações continuam a impor incansáveis ​​esforços de redução de custos em face da concorrência global. Dada a ênfase em minimizar os custos, provavelmente cada gerente de projeto já teve pelo menos um orçamento do projeto que estava totalmente inadequado. Depois de tantos anos ouvindo “menos é mais”, “empresas enxutas” e outros clichês, os gerentes de projeto raramente esperam que os orçamentos iniciais sejam realistas para alcançar as expectativas. Este artigo explora algumas opções de “financiamento criativo” para enfrentar os desafios de projetos mal financiados.

As Pessoas “Certas”

Quantidade e qualidade não são sinônimos no mundo de gerenciamento de projetos. Selecionar os recursos humanos adequados para um projeto não significa necessariamente ficar com o pessoal mais “caro”.  Adquirir as pessoas com competências adequadas e experiência relevante exige esforço combinado. Isso significa tirar algum tempo para analisar cuidadosamente currículos, realizar entrevistas profundas, e refletir sobre a eficácia potencial do mix de pessoas na equipe do projeto. É claro que as pessoas “certas” são normalmente de grande procura para participar em várias equipes. Portanto, um gerente de projeto pode precisar reorganizar as atividades e/ou dependências de modo que as melhores pessoas possam participar. Normalmente, algumas poucas pessoas “boas” podem superar um grande número de recursos menos talentosos em um período de tempo mais curto. O reescalonamento vale o esforço quando resulta em menores custos de pessoal, bem como um menor tempo de implementação.

“Tempo é Dinheiro”

Em uma tentativa de manter os custos a um mínimo, os gerentes de projeto muitas vezes recebem datas de conclusão que não são realistas. As organizações acreditam que um prazo agressivo mantém todos motivados e evita as derrapagens de custos, muitas vezes associadas a projetos longos. Pressões concorrenciais também podem conduzir a um calendário apertado. Diante deste foco no tempo, os gerentes de projetos precisam avaliar o que realmente precisa ser feito em um projeto. Essa avaliação deve ser feita antes de desenvolver o cronograma do projeto para que todas as tarefas que não sejam essenciais para completar os requisitos principais possam ser eliminadas. Muitas vezes os gerentes de projeto tentam completar “tudo” que é solicitado. Neste esforço inútil o projeto pode realmente não conseguir nada de concreto. Em tais situações, o projeto ou tem de obter mais dinheiro para completar alguma coisa, ou tem que ser severamente reduzido ou até mesmo demolido. Qualquer uma das três situações anteriores significa que o dinheiro foi desperdiçado. É melhor completar uma entrega básica com alta qualidade do que entregar apenas promessas.

“Nós Podemos Corrigi-lo Mais Tarde”

Cada projeto inclui algumas entregas provisórias antes do produto final, que não saem conforme o planejado. A tendência é dizer: “Nós podemos consertar isso mais tarde“. No entanto, o “mais tarde” raramente chega, e assim os resultados inadequados não atendem às expectativas. Se uma entrega provisória é parte de uma maior entrega em curso, pode haver um efeito em cascata de fracasso. Mesmo que a entrega provisória esteja isolada, ela pode acabar sendo inútil para o cliente do projeto. O potencial para a falha em entregas provisórias precisa ser parte do planeamento de contingência proativo com tarefas de suporte agendadas e recursos para lidar com essas entregas que realmente precisam ser consertadas agora, não mais tarde.

Em resumo, existem métodos criativos para otimizar o orçamento de forma eficaz. Enquanto a tendência é focar diretamente nos custos, os conceitos discutidos no artigo acima representam alguns outros tipos de ações que podem ser eficazes quando os orçamentos de projetos não são nada realistas.

Autora: Susan Peterson,  PMP

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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