4 outras ferramentas essenciais para gerentes de projetos


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Em outro artigo eu falei a respeito de 5 ferramentas essenciais para gerentes de projeto: relatórios de lições aprendidas, gráficos de Gantt, software de gerenciamento de projetos, um processo de gestão de mudança e declaração do escopo do projeto. Neste artigo vou falar sobre mais 4 ferramentas que eu acho que você realmente precisa para fazer seu projeto correr bem. E isso é tudo, eu prometo! Não vou dar outras 5 ferramentas na próxima semana – nós temos que parar em algum lugar. Então, vamos começar com estas 4 necessidades finais.

1- Documentação de requisitos

Todo mundo sabe o que está fazendo, certo? A menos que você tenha uma documentação clara para todos os seus requisitos, então as chances são de que, mesmo se todos na equipe pensem que sabem o que eles deveriam estar fazendo, eles provavelmente vão acabar entregando algo que o cliente não quer ou que não se encaixa com as necessidades.

Mesmo sendo demorado juntar toda documentação de requisitos para todos os requisitos do seu projeto, vale a pena fazê-lo corretamente.

Mesmo em ambientes onde os requisitos mudam rapidamente ou você realmente não têm tempo para documentar tudo em detalhes, ainda vale a pena fazer o melhor que puder e se certificar que o escopo de quaisquer requisitos seja atualizado à medida que você avança.

2- Matriz de stakeholders

Em gerenciamento de projetos, falamos muito sobre engajamento dos stakeholders (O Guia PMBOK 5ª edição inclui uma nova seção sobre isso), e você não pode fazer um projeto sem o envolvimento de outras pessoas. Os stakeholders têm um grande interesse em obter algo entregue no final do projeto e, entre outras razões, é por isso que os eles contribuem para os projetos. Não é surpreendente que deveríamos pensar que os stakeholders são tão importantes.

Então, tire a poeira de sua matriz de stakeholders. Não tem uma? Peça a um colega por um modelo, ou pesquise na internet (você vai ser capaz de encontrar uma facilmente).

Se você já fez uma aula básica de gerenciamento de projetos, então você provavelmente já cobriu a grade de impacto x influência e um pouco sobre a análise dos stakeholders. A matriz é uma grande ferramenta, pois ajuda você não só a identificar quem é o stakeholder no projeto, mas também como eles afetarão o projeto na medida em que ele segue em frente. Será que eles vão ajudar ou atrapalhar? A matriz irá lhe dizer, para que você possa, em seguida, planejar suas estratégias para gerenciar as personalidades na equipe.

3- Os relatórios de status

Você vai ouvir os stakeholders fazerem uma pergunta repetidamente: “Como está indo o projeto?”. Eles querem saber sobre o status do projeto regularmente. É por isso que bons relatórios de status do projeto são importantes.

Um relatório deve cobrir tudo o que os stakeholders precisam para tomar decisões eficazes sobre o projeto. Isso inclui:

  • Uma atualização sobre o progresso atual em comparação ao cronograma;
  • Notícias sobre qualquer um dos principais problemas e riscos em curso;
  • As últimas notícias sobre o orçamento;
  • Qualquer outra coisa que seja relevante para este ponto do projeto (você terá que usar o seu julgamento neste item).

4- Reunião de iniciação do projeto

Acho que chamar um início do projeto ou uma reunião de pontapé inicial de “ferramenta” é um pouco de exagero, mas é essencial, em minha opinião, se você quiser começar as coisas corretamente.

Uma reunião de iniciação do projeto é realizada no início do projeto (obviamente) e é usada para definir o tom e a direção para o projeto. Você vai discutir os principais objetivos do projeto e como você vai alcançá-los, os papéis e as responsabilidades de pessoas na equipe e como você vai envolver o cliente. Ao final da sessão, todos devem saber o que devem fazer, pelo menos a um nível elevado. Este tipo de discussão realmente deixa todo mundo na mesma página, para que possam começar a trabalhar nas coisas certas.

Você vai ter que continuar a construir a moral e manter as pessoas em sincronia ao longo do projeto – não é suficiente realizar uma reunião e esperar que seis meses depois as pessoas se lembrem de quais eram os objetivos do projeto. Reitere estes fatos na medida em que o projeto segue em frente!

Autora: Elizabeth Harrin

Artigo publicado originalmente no site PM Tips

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