O facilitador de riscos


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O papel de um facilitador é tornar as coisas mais fáceis para um grupo de pessoas trabalhando juntas em uma tarefa comum. Esta é uma tarefa difícil que precisa de habilidades especiais e uma preparação cuidadosa, especialmente quando envolve os riscos do projeto, onde o elemento de incerteza apresenta desafios especiais. Há duas maneiras principais em que um facilitador pode facilitar as coisas para um grupo realizando um workshop de risco:

  1. É mais fácil do que indivíduos trabalhando sozinhos. Ao ajudar o grupo a funcionar juntos com eficácia, o facilitador garante que múltiplas perspectivas sejam compartilhadas abertamente para fornecer um entendimento comum dos riscos que o projeto enfrenta.
  2. É mais fácil do que o grupo trabalhando sozinho. Ao cuidar de elementos práticos do workshop de risco, o facilitador pode liberar o grupo para se concentrar no que eles estão fazendo, permitindo-lhes dedicar toda a sua atenção para identificar e avaliar os riscos, e então desenvolver respostas apropriadas.

Para ser totalmente eficaz, um facilitador de risco precisa entender quatro áreas fundamentais:

1. Projeto

Os facilitadores de risco devem estar familiarizados com as características do projeto, incluindo:

  • O alcance e os objetivos a serem considerados durante a avaliação de riscos;
  • Restrições e suposições subjacentes do projeto;
  • Status atual do projeto, incluindo questões, problemas e preocupações.

2. Princípios

O facilitador de risco deve compreender claramente conceitos básicos de risco, incluindo:

  • Todos os riscos são incertos, e todos os riscos afetam pelo menos um objetivo, se ocorrem;
  • Riscos incluem tanto ameaças quanto oportunidades;
  • Os riscos devem ser de responsabilidade da pessoa ou grupo que tem o objetivo afetado.

3. Processo

O facilitador de risco vai saber quais ferramentas e técnicas utilizar para as diversas etapas do processo de gestão de riscos, incluindo:

  • Pontos fortes e fracos de diferentes técnicas para identificar riscos, incluindo ameaças e oportunidades;
  • Como descrever um risco claramente e sem ambiguidade, por exemplo, utilizando metalinguagem de risco para separar causa-risco-efeito;
  • Como definir liminares de risco ao priorizá-los;
  • Quando e como usar técnicas de análise quantitativa de riscos;
  • Como escolher uma estratégia de resposta de risco adequada, transformá-la em ações específicas, e assegurar a implementação.

4. Pessoas

Os facilitadores de risco devem ter excelentes habilidades interpessoais, e serem capazes de:

  • Motivar os participantes a contribuírem aberta e livremente;
  • Reconhecer e combater preconceitos;
  • Certificar-se de que todos sejam ouvidos e respeitados
  • Lidar com pessoas difíceis.

Um bom facilitador de risco irá combinar todos os quatro aspectos na sua preparação e facilitação do processo de risco, permitindo-lhes dar suporte ao grupo de forma eficaz. O objetivo é que os participantes de um workshop de risco saiam com a sensação de que eles fizeram um bom trabalho, confiantes de que identificaram os riscos reais, e prontos para enfrentá-los de forma proativa.

3 Estilos de facilitação

Quando um facilitador está liderando um grupo em um workshop ou reunião de facilitação, ele ou ela pode adotar uma gama de estilos de facilitação. Estes variam de acordo com a quantidade de controle exercido pelo facilitador em comparação com o grau de controle permitido para o grupo. Em um extremo, o facilitador tem o controle quase completo sobre o que acontece no workshap ou reunião. Por outro lado, no outro extremo, o grupo tem o controle quase total do processo. Entre esses dois extremos encontram-se várias posições compartilhadas em que o equilíbrio do controle alterna entre facilitador e grupo.

Embora a gama de possíveis estilos de facilitação seja contínuo, podemos distinguir três zonas:

  1. Diretiva / reativa. O facilitador assume a liderança para dirigir o workshop, enquanto o grupo segue o facilitador reativamente. No modo diretivo, o facilitador é o responsável, liderando objetivamente, dizendo às pessoas o que fazer.
  2. Colaborativo. Facilitador e grupo trabalham em conjunto para alcançar os melhores resultados do workshop ou reunião. Neste modo, eles agem como parceiros, com o facilitador ao lado dos outros e atuando como um membro do grupo.
  3. Suporte / Proativo. O grupo assume a liderança de forma proativa, definindo o cronograma e dirigindo o workshop, com o facilitador em um papel de suporte. Aqui, o facilitador é mais como um amigo útil, e fica atrás do grupo, aconselhando e ajudando-os quando necessário.

O facilitador de risco pode usar uma variedade de estilos diferentes. No entanto, quando cada estilo é apropriado em um workshop de facilitação de risco?

O estilo diretivo/reativo é apropriado no início e no final de um workshop de risco, quando o facilitador precisa dar um início claro ao workshop (esclarecer os objetivos, definir a agenda e estabelecer regras básicas), e quando o workshop estiver fechado (lidar com problemas e questões pendentes, resumir os resultados e esclarecer os próximos passos). Ambos estágios funcionam melhor quando o facilitador se encarrega de fornecer a entrada e orientação necessárias para os participantes do workshop.

Estilos de facilitação alternativos podem ser utilizados no meio do workshop de risco, quando os riscos estão sendo identificados e avaliados, e quando as respostas aos riscos são desenvolvidas. A escolha do estilo depende da maturidade e experiência do grupo.

Com um grupo mais maduro, o facilitador pode adotar um estilo mais colaborativo ou de suporte, permitindo que o grupo assuma uma maior responsabilidade para o workshop. No entanto, se os indivíduos do grupo são menos experientes, o facilitador pode precisar permanecer no modo diretivo, para manter o workshop nos trilhos.

O papel do facilitador de risco é um contribuinte chave para o sucesso (ou não) do processo de risco, especialmente para determinar se o workshop de risco atinge os seus objetivos. Ao escolher o estilo certo de facilitação, os facilitadores de risco irão garantir que cada workshop atinja os seus objetivos de forma eficaz, de modo que o risco possa ser gerenciado de forma adequada.

Autor: David Hillson

Artigo publicado originalmente no site Projects at Work

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