5 Truques para iniciar o projeto da forma certa


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A transição de ser parte de uma equipe trabalhando em um projeto para ser o gerente de projetos em uma empresa que acabou de ganhar um contrato é uma mudança emocionante. Você precisa ter o conjunto de habilidades certas para firmar o projeto e um relacionamento sólido com o cliente. Aqui estão algumas coisas úteis a considerar no lançamento de um novo projeto:

1. Tome notas

Tome notas o tempo todo. Tome notas sobre quase tudo o que o cliente está dizendo em todas as reuniões, tanto pessoalmente quanto ao telefone. Embora seu cérebro esteja em chamas durante a reunião e todas as informações pareçam claras e inesquecíveis, o psicólogo do século 19 Hermann Ebbinghaus diz que nos esquecemos de 50% do que aprendemos dentro de uma hora de aprendizagem a não ser que coloquemos em prática ou tenhamos continuamente suporte e acesso ao conhecimento.

Então, uma hora após sair de uma reunião você já esqueceu metade do que foi discutido. Tome notas para ajudar a sua memória.

Se você vai esquecer, seu cliente também irá. Então, sempre se certifique de enviar um e-mail rápido para o cliente após a reunião com o resumo dos principais pontos que foram discutidos. Eu sempre gosto de inserir uma lista de itens de ação que devem ser realizados por ambas as partes, apenas assim fica absolutamente claro quem faz o quê na medida em que avança.

2. Esteja pronto para assumir a culpa

Você investe para ter a melhor equipe possível com você e sistemas para garantir que você entrega um produto de alta qualidade o tempo todo.

Ao gerenciar o seu projeto, você pode ter certeza que em algum momento vai enfrentar problemas (ou, pelo menos, alguns erros significativos serão cometidos). Uma vez que o projeto é seu, você tem que estar pronto para aceitar que quaisquer soluços ao longo do caminho, em última instância, voltam para você. Você não pode culpar a equipe ou a tecnologia. Seu cliente quer que você se responsabilize e lhe garanta que não vai acontecer novamente.

Embora isso não seja um ‘passo’ no lançamento de um projeto, eu acredito que lembrar-se de adotar essa mentalidade ajuda você a se apropriar de um projeto e aumenta a sua atenção aos detalhes durante todo o engajamento.

3. Decida agora como você vai terminar os projetos

Pense além do prazo. O que mais tem que acontecer uma vez que você entrega um projeto? Passos importantes, tais como garantir o backup de todas as informações do projeto, devem ser planejados com antecedência. Faça uma pequena lista de etapas que acontecem depois da ‘conclusão’ e siga o mesmo processo sempre para torná-lo habitual. As etapas podem ser fáceis, mas a lista é importante porque ela garante que nada escape, e tornam os bons processos um lugar-comum em suas atividades.

4. Reforce os lembretes

Enquanto alguns acham alertas automáticos um incômodo, eu os recebo de braços abertos! Eles permitem que você continue com o processo criativo eclético e imprevisível enquanto automatiza lembretes sobre os processos administrativos.

Principais eventos para lembretes podem incluir:

  • Data em que documentos e relatórios são devidos;
  • Quando a esperar um feedback do cliente;
  • Data para o faturamento;
  • Data para conciliação das despesas do projeto;
  • Reuniões por telefone com cliente.

Tente não ter que duplicar o seu trabalho administrativo, porque se um prazo muda você não vai querer ter que atualizar essas informações em 3 locais diferentes. Sistemas de gerenciamento de tarefas podem integrar os principais eventos do projeto com seu calendário. Desta forma, está tudo sincronizado e acessível onde quer que você esteja.

5. Apresente a equipe

Não importa se você está trabalhando em estreita colaboração com um cliente ou se o cliente está do outro lado do mundo, o elemento humano ainda é fundamental. Tire um tempo para introduzir o cliente a cada membro da equipe, incluindo os elementos em que eles vão trabalhar e, sobretudo, qual será o ponto central de comunicação. Basta apenas um e-mail rápido e o cliente se sente confortado por saber quem está trabalhando no projeto e sua equipe se sente valorizada.

Estes são 5 os passos cruciais que eu faço questão de seguir durante o lançamento de um novo projeto. Combine-os com suas habilidades criativas existentes para executar projetos sem problemas e com o mínimo de ruído.

Autora: Margot Kelly, Gerente de Produção na Corporate Video Australia

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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