Seu escritório de projetos é saudável?


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Em minha experiência gerenciando escritórios de gerenciamento de projeto (PMOs) para organizações grandes e pequenas, existem 5 coisas principais que devem ser monitoradas para garantir que o PMO seja vibrante, os gerentes de projeto permaneçam engajados e os clientes fiquem felizes.

1. Uma metodologia que seja fácil de entender:

A metodologia utilizada em um projeto de implementação de software está lá para fornecer estrutura, acesso a ferramentas e modelos, e foco no objetivo final. Nós usamos uma metodologia para assegurar uma implementação de software tranquila com o mínimo de interrupção.

Coisas importantes a considerar quando você está selecionando uma metodologia de projeto para usar como estrutura para o seu escritório de projetos:

a. Tempo de implementação – o processo agiliza o ciclo de desenvolvimento sem sacrificar a qualidade?

b. Alcance para o cliente – a metodologia facilita para que o cliente possa contribuir de forma adequada?

c. Tolerância com “scope creep” e derrapagens no orçamento – a metodologia faz com que o gerente de projeto possa sinalizar com facilidade ameaças ao escopo do projeto e consiga ajustar em tempo real?

Tipos de metodologias a considerar para a implementação de projetos:

  1. Ágil é uma metodologia iterativa, que funciona muito bem quando existe uma necessidade de desenvolver algo rapidamente, com muito envolvimento do cliente. Use-a em projetos que têm uma maior probabilidade de ter um deslizamento do escopo (scope creep).
  2. Cascata é sequencial, e funciona muito bem quando há um pouco mais de tempo para entregar o produto (e mais tempo para reunir os requisitos!). Este tipo de metodologia também funciona bem quando o cliente tem menos tempo para se dedicar, já que projetos utilizando esta metodologia geralmente tem menos envolvimento do cliente durante o desenvolvimento.

Note que há uma série de metodologias disponíveis para o desenvolvimento de projetos, e os dois tipos que mencionei são categorias gerais em que as metodologias podem se encaixar.

2. Métricas que fazem sentido

Gerenciar um escritório de projetos exige disciplina, liderança de pensamento e uma boa compreensão do que está funcionando e do que não está. A fim de consertar as coisas, você precisa saber o que está quebrado. Também é fundamental não medir as coisas erradas. Você pode desperdiçar uma grande quantidade de tempo e energia rastreando dados que não são úteis.

As seguintes métricas são fundamentais para a execução de um PMO saudável:

Qualidade: Indicador que mostra se os seus projetos têm as pessoas certas fazendo o trabalho certo com os clientes na quantidade certa de tempo. É importante medir semanalmente a qualidade de seu portfólio, para entender onde os problemas estão acontecendo e por quê. Uma análise detalhada é o primeiro passo na descoberta de causas, que ajuda a evitar que situações negativas sejam escaladas.

Utilização: É um indicador de se o escopo do projeto é preciso, e também ajuda a avaliar a eficácia da abordagem de cada Gerente de Projetos no gerenciamento dos clientes e do trabalho. É fundamental entender quanto tempo é preciso para gerenciar um projeto, e saber que tipos de projetos e clientes tomam mais ou menos tempo do que a média. Atribuir o número correto de horas para os projetos garante que seus gerentes de projeto possam satisfazer as suas metas de utilização. Gerencie a utilização conhecendo o tipo de trabalho que precisa ser feito, a estrutura de divisão de trabalho, quais são as tarefas, quanto tempo demora, que tipos de habilidades são necessárias, etc.

Pontualidade na entrega: Fornece os dados necessários para confirmar que seu escopo do projeto baseia-se nos dados corretos, e que as pessoas que você está atribuindo a cada projeto estão trabalhando de forma eficaz para terminarem o trabalho pontualmente. Medir a entrega no prazo é fundamental para compreender as razões pelas quais você eventualmente não foi capaz de cumprir o cronograma do projeto e para implementar processos para ajudá-lo a atingir esse objetivo.

3. As pessoas certas

Contratar as pessoas com as habilidades e características corretas é um passo importante para gerenciar um PMO eficiente. Ser um gerente de projeto é um trabalho muito complicado: gerentes de projeto eficazes se equilibram  todos os dias entre serem colaborativos, diretivos, acomodados e rigorosos. As chamadas habilidades sociais, “soft skills” (como estilo de comunicação, inteligência emocional, e atenção aos detalhes), são tão importantes como uma certificação PMI ou outras habilidades técnicas. A combinação destas características com a experiência certa faz com que um gerente de projeto seja eficaz.

4. Treinamento de qualidade para ajudar a fazer seus funcionários prosperarem

Uma organização com o tipo certo de formação e gestão do conhecimento é essencial para um PMO eficaz. A formação cai essencialmente em dois baldes:

a. Relacionadas a gerenciamento de projetos: Um gerente de projeto com as certificações e competências adequadas ainda precisará entender as políticas e procedimentos da empresa para gerenciar de maneira eficaz um projeto. Todo o treinamento de gerenciamento de projetos tem que ser orientado para permitir que seus recursos rapidamente evoluam e sejam eficazes.

b. Relacionado ao produto: O currículo de treinamento para gerentes de projeto tem que ser adaptado com a quantidade certa de detalhes e conhecimento do produto específico que devem entregar, o que lhes permitirá ter autoridade e atitude de busca de resultados.

5. Políticas e Procedimentos para proporcionar um serviço de excelência

Finalmente, mas não menos importante, políticas e procedimentos que permitem que os nossos recursos sejam eficazes e os ajude a fazer seus trabalhos são essenciais. Ao projetar um modelo interno de governança do projeto, eu consideraria o seguinte:

a. Gestão de risco eficaz para gerenciar os riscos dos clientes;

b. Envolvimento da liderança sênior em projetos maiores para garantir a felicidade do cliente e feedback contínuo;

c. Processos definidos para gerenciar problemas relacionados ao projeto.

Um escritório de gerenciamento de projetos saudável é essencial para o crescimento e a prosperidade de uma empresa, independentemente do seu tamanho, foco setorial, e tempo de vida.

Autor: Deepa Bagal, diretor de gerenciamento de projetos na Aasonn

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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