Mantendo a equipe focada na visão do projeto


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Uma declaração da visão de projeto pode ser importante para alguns projetos – porém, a declaração é inútil se as outras pessoas não souberem a respeito dela. Se você está usando uma declaração da visão do projeto, certifique-se de que ela está sendo distribuída e seja focada no público-alvo correto. Tenha certeza de que as pessoas certas estão recebendo a declaração no momento certo.

Tornar pública a declaração da visão tem benefícios óbvios. Por exemplo, ela dá às pessoas um sentido do objetivo do projeto. Ela estabelece as bases para uma comunicação eficaz através de uma linguagem comum e um quadro mental. E por último, ela ajuda a construir um senso de comunidade.

Desafios

São muitos os desafios da comunicação. Paradigmas mentais, valores, opiniões e atitudes, por exemplo, podem reagir ao recebimento da declaração. As pessoas tendem a filtrar a mensagem. Além disso, “bolsões de resistência” existem, refletindo na não aceitação da visão. Essa resistência pode estar disfarçada (comentários sutis e negativos) ou evidente (verbalizando a oposição). Outro desafio é atravessar as camadas da burocracia.

Camadas organizacionais podem filtrar ou alterar a mensagem, podendo ser intencional ou não. O gerente de projeto pode tentar publicar a declaração da visão em uma newsletter interna ou até mesmo publicá-la no website do projeto, caso exista um. Ele pode também ter sessões de troca de informações ou fazer apresentações. Ele vai querer fornecer uma cópia para cada manual do projeto e reiterá-la em sessões de treinamento e outras reuniões. A chave é assegurar que todos saibam sobre a declaração de visão.

Mantendo as Pessoas Focadas na Visão

A maioria dos gerentes de projetos percebe, através da experiência, que é fácil se desviar – ou seja, perder de vista a visão, enquanto está “apagando incêndios”. O gerente de projeto tem que se preocupar em não deixar que esse fogo não distraia a si e nem a equipe. Se eles se distraírem, a probabilidade de atrasos no cronograma, orçamentos estourados e resultados inferiores aumenta.

O gerente de projeto deve tomar a iniciativa e perguntar se cada processo, atividade ou ação vai alcançar a visão. Ele levanta continuamente a questão da direção, embora ele queira que todos façam o mesmo. E existem várias maneiras que ele pode garantir que as pessoas mantenham o foco, tais como: recolhendo e avaliando dados sobre o cronograma e o orçamento; acompanhando o desempenho anterior e projetando o do futuro; identificando possíveis riscos e formas de corrigi-los; instituindo mudanças nas disciplinas de gerenciamento e recolhendo e avaliando medidas e qualidade.

Facilitando e Acelerando o Desempenho

A maioria das equipes de projeto não funciona no vácuo. Eles enfrentam obstáculos e frustrações, tais como não ter o equipamento certo ou ter de lidar com a burocracia da política. Além disso, os gerentes de projeto podem piorar ou facilitar o desempenho da equipe.

É claro que o gerente de projeto quer facilitar ao invés de impedir o desempenho. Ele enfrenta restrições em seu poder, porém ele se recusa a ceder. Ele se esforça para eliminar as distrações físicas tais como equipamentos barulhentos, garantir a disponibilidade de ferramentas adequadas como o software correto, computadores e equipamentos de comunicação, proteger a equipe do trabalho administrativo, tal como a papelada extra, etc., e lidar com os aspectos políticos do projeto, como interferência da gerência sênior nas atividades diárias.

O gerente de projeto não resolve todos os problemas ou obstáculos que acontecem na equipe. Mas ele determina o que é importante, tendo em mente se isso afeta a realização da visão.

Motivação para Participar

O gerente de projeto entende que, sem as pessoas, o projeto não existe. Ele também sabe que se as pessoas não estiverem motivadas o desempenho do projeto irá sofrer. Para motivar a sua equipe, o gerente de projeto deve ter conhecimento em comportamento humano e direcioná-lo para alcançar a visão.

A motivação está ligada às condições internas que estimulam as pessoas a agir ou não agir. É um processo complexo que continua intrigante para psicólogos e leigos. De Sigmund Freud e Carl Jung até os praticantes contemporâneos, o mistério do comportamento humano continua, apesar do crescimento do nosso conhecimento. Do ponto de vista gerencial, existem muitas teorias que funcionam a maior parte do tempo, mas que nem sempre são úteis para os gerentes de projeto.

A melhor motivação consistente para a participação é garantir que os membros da equipe do projeto dominem o projeto – ou pelo menos suas partes do projeto. E para garantir isso, você deve envolvê-los nos processos de planejamento.

Você não pode esperar que as pessoas se sintam os donos do trabalho e se entregar à ele, se foi dito à eles para “fazer isso e ponto”.

Faça com que eles ajudem no planejamento, na montagem do cronograma e do orçamento do projeto. Faça com que eles adquiram a visão e objetivos do projeto. Este é o momento que você vai ver o verdadeiro desempenho.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site Project Management Tips

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  • Francisco Rosa Santana

    Ótimo artigo. Inspirador. Obrigado.

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