A entrega de projetos no tempo certo é crítica


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Os prazos em nossos projetos – tanto os projetados quanto os reais – parecem quase nos definir como gerentes de projeto. Eles definem o que estamos fazendo hoje, o quão bem-sucedidos nós somos até o momento, e que o nosso cliente provavelmente pensa do nosso desempenho.

Na condição de gerentes de projeto, parece que tudo o que fazemos é medido por tempos ou por prazos. Nós vivemos e morremos por eles. Nossos projetos fracassam ou são bem-sucedidos por eles. Os nossos aumentos e incentivos remuneratórios são geralmente baseados neles. Nossas carreiras inteiras são um grande cronograma de projeto. Quase parece que devemos gerenciar nossas vidas usando um software de gerenciamento de projetos – mas sério, não tente fazer isso… isso não funciona bem.

Perder prazos-chave

Primeiro, vamos considerar os fatores de sucesso do projeto. Na maioria dos livros, há três determinantes-chave de sucesso para projetos: entrega dentro do orçamento, entrega dentro do cronograma e satisfação do cliente. E, claro, esse último é muitas vezes baseado fortemente nos dois primeiros.

Então, existe essa medida de entrega a tempo. Como sabemos, há muitos, muitos fatores que podem fazer com que erremos o alvo em termos de pontualidade na entrega. Vários que vêm à mente são:

  • Aumento gradual do escopo (scope creep);
  • Entregas cheias de erros;
  • Bugs de software pendentes de correção;
  • Perda de pessoal-chave do projeto;
  • Problemas financeiros
  • Riscos não planejados surgirem como problemas reais;
  • Problemas com um fornecedor terceirizado.

A lista poderia continuar e continuar em termos do que poderia afetar a data de entrega global da solução final. A chave para o gerente do projeto é documentar os problemas e as razões pelas quais o projeto está atrasado e mantê-los como parte da base de informações de conhecimento para o projeto – uma espécie do que costumávamos chamar de diário do projeto. Quando um projeto de dois anos é entregue com dois meses de atraso, é bom ter essa documentação mostrando que no mês dez do projeto o trabalho parou devido a atraso de financiamento ao cliente.

Qualquer informação que documenta anomalias na entrega bem-sucedida da solução é boa para se ter quando chega a hora de obter a aprovação final do projeto e quando você se senta com o cliente e a equipe projeto para realizar uma sessão de lições aprendidas. E não se esqueça de ter as coisas que afetaram o cronograma documentadas em seu software de gerenciamento de projetos para esses mesmos fins.

Enviando entregas atrasadas

Entregar uma entrega atrasada para o cliente projeto pode ser frustrante e embaraçoso… para não mencionar doloroso. Algumas das mesmas coisas que afetam a entrega final do projeto podem afetar a entrega dentro do tempo dos entregáveis ao longo do projeto.

Uma vez tive uma aprovação oficial de um documento de concepção funcional atrasada porque a minha equipe continuou a entregar uma versão do documento cheia de erros. Primeiro, o software de criação do PDF estava alterando o formato do documento, o que fez com que o cliente rejeitasse. Em seguida, uma vez que finalmente conseguimos resolver os problemas de formatação, o cliente percebeu muitos erros de digitação. Depois que eu recolhi meus cacos e percebi que a minha equipe técnica altamente paga não estava revisando os documentos antes de enviá-los para o cliente.  Assim, eu incorporei uma prática de revisar tudo no projeto e conseguimos resolver esse problema. Mas perdemos um tempo valioso tentando ir para a fase de desenvolvimento e perdemos a valiosa confiança do cliente tentando entregar um documento livre de erros.

Resumo

Na condição de gerente de projeto, você está essencialmente prometendo sucesso para o cliente do projeto desde o início do engajamento. Você nem sempre cumpre essa promessa, mas é sempre o seu nobre objetivo e promessa cumpri-la. Você está se comprometendo a, basicamente, fornecer as entregas dentro do tempo, realizar reuniões semanais de acordo com um cronograma planejado, entregar relatórios de status e cronogramas de projetos revisados ​​regularmente, e implantar uma solução de ponta na data em que foi planejada.

Toda vez que você tem que pedir desculpas e perde uma dessas datas, você está levando um golpe na sua reputação como gerente de projeto, seu projeto fica sujeito a despesas desnecessárias, seu cliente perde a confiança em você e sua empresa pode sofrer também.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site OnTrack

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