7 dicas para encerrar projetos


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Parabéns! Você chegou ao final do projeto e está pronto para entregar os resultados para a equipe que será responsável pelo trabalho daqui para frente. É uma grande conquista concluir com êxito um projeto, mas eu diria que ainda há algumas tarefas a fazer antes que você possa dizer que seu projeto está devidamente encerrado..

Encerrar um projeto é, em grande parte, um trabalho administrativo. Há alguma papelada para resolver, e mesmo que isso possa parecer uma sobrecarga desnecessária, são detalhes essenciais se você quiser encerrar o projeto corretamente e de forma profissional.

Aqui estão os passos a seguir para encerrar seu projeto de forma eficaz.

1. Verifique seus critérios de saída

O que é que você deveria fazer de novo? Volte sua atenção para as expectativas originais do projeto e informações coletadas no início de tudo, e verifique os critérios de saída. Critério de saída é aquilo que você precisa alcançar com o projeto, como por exemplo, uma parte de um software concluído ou a abertura de uma nova loja. Eles também podem incluir especificações detalhadas sobre a qualidade, por isso é importante verificar novamente e garantir que o que você concluiu está realmente batendo com os critérios definidos por você mesmo e pelo patrocinador do projeto quando você começou a jornada

2. Faça uma boa entrega

OK, então você estabeleceu que o produto que você produziu é adequado à finalidade, e que você cumpriu todos os objetivos do projeto, revendo seus critérios de saída. Em seguida, você precisa entregar o produto para a equipe que vai administrá-lo daqui para frente.

Este é um momento muito importante no projeto, porque se você não fizer uma boa entrega, a equipe não será capaz de gerenciar o produto de forma eficaz. E eles ficarão sempre te chamando  e pedindo informações! Se você quer sair desse projeto e pegar um novo, precisa ser capaz de fazer uma ruptura limpa, e isso significa entregar tudo o que sabe sobre o produto, de modo que os  novos “proprietários” possam gerenciar sem você.

Reúna toda a documentação do projeto, guias do usuário, e assim por diante, e passe-os adiante também. Dê-lhes o acesso ao seu sistema de software de gerenciamento de projetos para que possam ver os dados históricos. e entender por que as decisões foram tomadas. Finalmente, conclua qualquer treinamento que você precise dar para que eles tenham as habilidades necessárias para lidar por conta própria.

3. Libere o orçamento não utilizado

Tem alguma reserva de dinheiro? Hoje em dia é raro que projetos acabem com muito dinheiro sobrando, mas se você tiver dinheiro em caixa, certifique-se de dizer à equipe de finanças para que possa ser alocado em novas iniciativas.

4. Reúna as lições aprendidas

Lições aprendidas são provavelmente a coisa mais importante a se fazer durante o encerramento do projeto, especialmente se você quiser ter certeza de que todo mundo aprendeu com o trabalho e não cometerá erros semelhantes no futuro. As lições aprendidas são uma forma de garantir que o conhecimento organizacional não vai ficar perdido.

Chame a sua equipe e pergunte o que correu bem e o que não correu bem no projeto. Faça muitas anotações, as distribua e garanta que todos tenham a oportunidade de contribuir com suas próprias lições pessoais. Depois você precisa divulgá-las mais amplamente do que apenas para a equipe do projeto. O ideal é enviá-las para uma ferramenta de armazenamento de documentos on-line, para que outros gerentes de projeto e membros da equipe da empresa possam ver e revisar suas lições aprendidas, quando forem trabalhar no próximo projeto.

5. Arquive sua documentação

Enquanto a maioria dos projetos são iniciativas pontuais, há casos em que você faz projetos semelhantes várias vezes. Muitos gerentes de projeto se sentem frustrados quando não podem fazer referência à documentação de um projeto semelhante. O registro de riscos e registro de problemas, bem como as estimativas de orçamento e de tarefas, são realmente documentos úteis para se ter. Afinal de contas, se você estiver executando um projeto que é muito semelhante a um que um colega fez no ano passado, por que começar do zero? Use toda a sua documentação como um guia e simplesmente a edite, em vez de escrever tudo sozinho.

6. Dissolva a equipe

Quando o projeto acaba, você pode dissolver formalmente a equipe. Libere os membros de sua equipe para seus trabalhos diários ou para outros projetos. Se você tem um departamento, ou pessoas, responsáveis por planejamento de recursos, eles podem ajudar com isso, porque vão gerenciar o leque central dos recursos e serão capazes de deixá-lo saber aonde as pessoas estão indo depois de deixarem seu projeto.

Você também pode descobrir que os gerentes de linha destas pessoas pedem informações para as avaliações de desempenho delas. Esteja preparado para fornecer algumas informações sobre como foi a performance dos indivíduos durante o trabalho no projeto, na avaliação anual deles.

7. Celebre!

Finalmente, dê uma festa! Terminar um projeto é uma grande conquista, e algo que você não deve subestimar. Muitos projetos nos dias de hoje são interrompidos precocemente, ou porque já não são financeiramente viáveis ​​ou porque o ambiente de negócios mudou, por isso é uma grande ocasião ser capaz de dizer que você completou o que se propôs a fazer.

Certifique-se de que todos tenham a oportunidade de celebrar com você através da organização de uma comemoração no fim do projeto. Pode ser qualquer coisa, uma bebida rápida depois do trabalho no bar, um jantar ou um evento corporativo em grande estilo.

Encerrar um projeto é, talvez, uma das partes mais gratificantes de ser um gerente de projetos. Você foi capaz de entregar algo incrivelmente útil e ver os membros da equipe desenvolverem suas habilidades ao longo do caminho. Você concluiu todas as suas tarefas, enfrentou  os sucessos e as dificuldades, e criou conhecimento organizacional que vai ajudar sua empresa no futuro. No geral, você causou um forte impacto sobre a forma como o negócio é conduzido e ajudou sua empresa a manter a rentabilidade.

Isso tem que ser digno de comemoração, por isso, meus parabéns pelo bom trabalho!

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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