Uma alternativa diferente para criação de um PMO


Empty meeting room with blank projector screen A criação de um PMO (project management office) pode ser encarada como um projeto dentro de uma organização. E como todo projeto ele também possui suas particularidades, dificuldades, riscos, mas também oportunidades. Uma das primeiras definições necessárias neste projeto é como será o formato deste PMO. São comuns questões como:

  • O PMO será responsável direto por fazer a gestão dos projetos, apoiará na definição e aplicação da metodologia ou atuará como um centro de controle?
  • Quais  indicadores serão usados para controlar e comparar os projetos?
  • Quais tipos de projetos serão englobados?

Dúvidas como estas são muito comuns e, para serem sanadas a sugestão é que sejam realizados benchmarkings e também estudos considerando a cultura e necessidade da organização sobre o papel do PMO.

Notei que uma das dificuldades na implementação de um PMO é sobre a questão de como montar a estrutura física para ele, principalmente nas organizações não projetizadas e de pequeno e médio porte. Este ponto esbarra em limitações como contratação de pessoas, compra de equipamentos, softwares e também disponibilidade de espaço físico.

Um contexto como este traz algumas restrições mas, mesmo assim, devido a importância estratégica de um PMO para a organização, toma-se a decisão de agregá-lo como uma função dentro da companhia.

E como funciona isto, um PMO como uma função? Na prática este PMO não tem um lugar físico e não tem uma equipe dedicada. Também, por ter uma estrutura simplificada acaba tendo mais um foco de alinhamento dos projetos e controle por intermédio de indicadores comuns. Desta maneira ele possibilita a comparação dos diversos projetos do portfólio possibilitando decisões mais estratégicas aos patrocinadores.

É importante lembrar que mesmo tendo um papel de controle este PMO não pode ter um enfoque “punitivo”, pois isto trará grande prejuízo no curto e longo prazo para a equipe e empresa.

Operacionalmente há um responsável por ele que se ocupa de fazer uma animação ao longo de um ciclo que pode ser semanal, quinzenal, mensal ou um prazo que seja mais adequado à organização.

Este responsável deve se apoiar em patrocinadores que serão os principais interessados e participantes neste PMO. Com eles podem ser definidos itens importantes como, por exemplo, o processo de funcionamento (ciclo de reuniões, formato de apresentações dos status dos projetos) e também os indicadores que serão considerados.

Outra sugestão que pode ser colocado em prática é que o responsável pela gestão deste PMO atue também como um gerente de projetos. Isto trará uma visão muito prática agregando real valor ao PMO. Além disto, pode-se pensar em realizar uma “rotatividade planejada” nesta responsabilidade, efetuando a troca por outros responsáveis que podem trazer visões diferentes ao funcionamento do PMO, promovendo assim sua melhoria contínua.

Esta é uma boa alternativa para aquelas empresas que necessitam de um PMO mas não tem possibilidade de montar esta estrutura de maneira tradicional, ou tem um foco de operação mais “enxuta”.

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Certificado PMP pelo PMI, MBA em gestão empresarial e engenheiro. Executivo e consultor em gestão de projetos. Sócio da consultoria Visual Project Solutions (www.visualprojectsolutions.com), diretor do “chapter” PMI Paraná e professor de cursos de MBA da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Estação Business School (EBS).