Como criar um excelente comitê de controle de mudanças


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“Foi fácil”, me disse um dos membros do meu comitê de controle de mudanças, ao terminarmos a análise das mudanças do meu mais recente projeto. “Realmente, eu esperava que fosse mais difícil avaliar e priorizar esses novos requisitos”.

Uma mudança não tem de ser difícil de gerenciar, e ter um bom comitê de controle de mudanças é fator essencial para torná-la mais simples. Por sorte, eu já tinha feito isso antes, e aprendido com os erros!

O comitê de controle de mudanças (CCM) é um grupo de pessoas que toma decisões sobre as mudanças no projeto. Isso pode ser algo como decidir aumentar o orçamento em face de novas exigências, aprovar mudanças estratégicas ou aditamentos ao escopo. As pessoas no comitê devem ter autoridade e poder de decisão, ser capazes de dizer sim ou não a mudanças, e estar bastante próximas ao detalhe do projeto, para entender o que está sendo proposto na mudança. Normalmente, os membros do conselho do projeto também participam do comitê de controle de mudanças, e você descobrirá que o patrocinador do projeto, normalmente, quer dar a palavra final sobre a aprovação, ou não, da mudança. Você poderia, contudo, também envolver colaboradores de menor escalão, ou técnicos nessas reuniões. Isso é especialmente útil, quando você precisa de alguém que venha explicar o impacto de uma mudança.

A seguir, alguns dos fatores que compõem um bom comitê de controle de mudanças. Quantos, destes, você já aplicou em seu projeto?

Defina o processo

Você precisa de um processo que o seu comitê de mudanças possa seguir. Mudanças serão aprovadas ou rejeitadas, mas você precisa ter certeza de que isso seja feito de forma minuciosa e correta, e é aí que o processo de mudança pode realmente ajudar. Use um software de gerenciamento de mudanças para registrar todas as alterações, e apresentar a análise de impacto da mudança. Dessa forma, você pode utilizar os relatórios de seu software de projeto, como base para discussão.

Uma vez que a mudança seja aprovada, ou rejeitada, lembre-se de atualizar sua ferramenta de software com o status mais recente e, se necessário, encerrar a alteração. Mantenha seus registros atualizados, pois isso tornará mais fácil avaliar as novas mudanças, quando se apresentarem.

Defina funções e responsabilidades

O que o seu comitê de controle de mudanças realmente irá fazer? Determine as funções das pessoas envolvidas. Isso define quem presidirá a reunião, quem vai compilar e fazer circular os apontamentos, a posteriori, e quaisquer outros cargos como o responsável técnico ou o revisor de mudanças. Enfim, nem todos podem tomar a decisão final.

O documento também deve descrever as responsabilidades das pessoas envolvidas. Isso permite cobrir tudo desde certificar-se que elas revisem os resumos da mudança antes da reunião até serem responsáveis ​​por aprovações orçamentárias até um determinado montante. Tenha a certeza de que o seu cargo também esteja incluído nisso, e defina como você estará contribuindo na forma como as mudanças se apresentam, facilitando o processo e garantindo que as devidas homologações sejam obtidas.

O objetivo de se fazer isso é garantir que o escopo da reunião esteja totalmente definido, e que as pessoas saibam por que estão participando e o que elas devem fazer quando lá estiverem.

Defina níveis de autoridade

Algumas pessoas têm mais autoridade que outras, e você pode descobrir que seus membros do comitê de controle de mudanças não têm autoridade para tomar certas decisões. Em um caso, no projeto de uma colega, ela teve que recorrer ao conselho de administração da empresa para obter a aprovação final de uma mudança específica, porque havia grandes implicações estratégicas. Por outro lado, algumas mudanças menores poderiam ser aprovadas pelo patrocinador, sem ter que levá-las ao comitê de mudanças. Isso economiza muito tempo, logo, se você pode conseguir algumas aprovações de mudanças sem consentimento pleno, tais como pequenas mudanças de requisitos que impactam menos de um dia de trabalho, então, sugira isso, e obtenha o acordo do conselho para que o patrocinador tenha a palavra final, em tais circunstâncias.

Registre o que seu comitê de mudanças pode aprovar, e tenha um processo de escalonamento definido para quando você precisar que decisões sejam tomadas, fora do nível de autoridade de seu comitê. Isto tornará o processo decisório muito mais rápido, quando necessário, como não ter que saber exatamente o que deve ser feito e por quem, quando acontecer algo que esteja fora dos seus níveis de autoridade normais.

Reúna-se regularmente

Nos reunimos uma vez por mês, mas também temos um processo para analisar mudanças emergenciais, que nos envolve a todos através de teleconferência. Podemos então, falar sobre a mudança, as implicações, e tomar uma decisão de urgência. Para tudo o mais, aguardamos pela reunião mensal do comitê de mudanças.

Não importa a frequência que você estabelece para suas reuniões. Se você estiver em um ambiente Ágil, é possível discutir mudanças e melhorias diariamente. Se o projeto encontra-se em uma fase estável, você poderá revisar as alterações mensal ou trimestralmente. O importante é que você tenha data e hora agendadas para as reuniões. A próxima, e mais importante atitude, é que você não retenha o andamento do projeto, mantendo longos intervalos entre as reuniões – é aí que o processo de análise de mudanças emergenciais, pode ser de grande ajuda.

Use estas diretrizes para definir os termos de referência para o seu comitê de controle de mudanças. Se tudo está documentado desde o início do projeto, torna-se muito mais fácil para você gerenciar o processo de mudança e lidar com as decisões, como e quando elas ocorrerem. Isso é certamente o que eu tenho observado e avaliado, e a partir da experiência do patrocinador do meu projeto e dos membros do meu comitê de mudanças, é a melhor maneira de tornar o processo mais simples para todos.

Artigo publicado originalmente pela equipe do ProjectManager.com

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