Como comunicar o status de seu projeto


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Se você gerencia um projeto (formal ou informalmente definido), uma de suas atividades regulares é reportar o status do projeto para outras partes interessados (stakeholders).

Às vezes estamos tão focados no andamento das tarefas e dos diversos problemas que estão consumindo nossos neurônios, que encaramos a comunicação do status do projeto como algo menos importante, e não nos dedicamos a fazer isto com excelência.

Agora, pare para pensar:  quantos dos problemas que você tem no projeto poderiam ser mitigados se as equipes internas e externas estivessem com informações mais adequadas sobre o andamento do projeto?

Ao pensar na comunicação do status do projeto, você deve pensar em duas coisas:  a forma e o meio.

A seguir vou dar algumas ideias para cada uma, mas o mais importante é você compreender que não existe uma forma e um meio corretos.  Cada organização (e às vezes cada projeto) tem culturas e características diferentes, e você deve ajustar a comunicação à realidade de cada uma.   Muitas vezes, você terá que gerar a informação em diferentes formas e transmiti-las por diferentes meios, para garantir que todos estejam a par dos acontecimentos.

É um saco fazer isso?  Sem dúvida, mas ao mesmo tempo é crucial.  Falhas de comunicação são um verdadeiro tormento na vida de qualquer gerente de projetos, e é mais fácil fazer um esforço extra para atender a todos do que tentar impor uma solução única que nem todos adotarão.

Quanto à forma:

Relatórios em Word: básico e tradicional.  É provavelmente ainda uma das formas mais utilizadas para comunicar o status de um projeto.  Dependendo do nível de detalhe colocado no relatório, pode servir para diferentes stakeholders.

Apresentações (como Powerpoint): normalmente possuem menos detalhes, e servem para os níveis mais altos da empresa ou do cliente.

Planilhas: nada como uma tabelinha fácil de entender para ver como estão avançando as diferentes etapas e atividades do projeto.  O importante aqui é fazer algo que seja compreensível por todos, e não uma salada de linhas e colunas de diferentes cores que só o próprio gerente de projetos consegue entender (ou às vezes, nem ele!).

Infográficos: uma forma mais inovadora.  Trata-se de mostrar o status do projeto de uma forma visual.  Com gráficos, imagens, fluxogramas e cores que transmitam com facilidade o que está acontecendo no projeto.  Importante pensar no design do infográfico e na estrutura de informações, ou vai ficar parecendo que foi seu filho de 6 anos quem o preparou.

Painéis de controle: uma ótima ferramenta para todos os níveis da organização.  Os melhores dashboards (painéis) são adaptáveis para cada público diferente.  Assim, o CEO da empresa irá enxergar só o andamento dos objetivos macro do projeto, enquanto os membros da equipe poderão ter informações em tempo real que se aplicam em seu dia a dia de execução.

Ferramentas de gerenciamento de projetos: de preferência online…  se você ainda não usa uma destas ferramentas, está vivendo no passado.  Estes softwares podem gerar relatórios de status de forma automática.  As melhores criarão os painéis de controle citados no item anterior, personalizado para cada usuário.   Uma ferramenta usada da forma certa pode ser o melhor amigo do gerente de projetos.

Quanto ao meio:

Papel:  ah, o bom e velho papel… nada como ter  pilhas de relatórios ainda não lidos sobre a mesa.  Brincadeiras à parte, relatórios em papel ainda são um meio importante de comunicação de informações nas empresas.

Reuniões presenciais:  apesar de consumirem mais tempo, as reuniões permitem que as dúvidas e questões-chave do status do projeto sejam discutidas e explicadas adequadamente.  Há uma diferença colossal entre os resultados de uma reunião bem organizada e uma feita sem nenhum preparo… mas isso é assunto para outro artigo.

Telefone: obviamente, é altamente improdutivo ficar ligando para cada pessoa envolvida no projeto para comunicar o status do projeto.  No entanto, se o Presidente da empresa pediu que você ligue para ele assim que tiver uma posição atualizada do projeto, faça-o!

Webinars e reuniões online: é uma ótima solução em especial quando as equipes estão distribuídas geograficamente.  As ferramentas mais modernas permitem que várias pessoas apareçam na tela, que apresentações sejam exibidas a todos, entre outras funcionalidades.  Também costumam funcionar melhor que reuniões presenciais, já que há menos espaço para conversa mole e fuga da pauta.

E-mail: ok, acho que este não preciso explicar muito.  Prepare seu relatório de status, mande por e-mail para todos… simples.   Só tome cuidado para não colocar dezenas de pessoas em cópia aberta, ou você terá aquelas pavorosas discussões com inúmeras menagens que só irritam a todos.

Sistemas online: as ferramentas minimamente decentes possuem meios para disponibilizar arquivos, dashboards e notificações para os usuários.  Use bem estas soluções e você gastará muito menos tempo em seus processos de comunicação de status do projeto.

Blogs/sites: pouco usado, provavelmente por falta de cultura, mas muito eficaz dependendo do tipo de projeto.  Trata-se de um mini-site na intranet da empresa (ou na internet, com acesso por senha), na qual o gerente de projetos disponibiliza diferentes informações relevantes, em múltiplos formatos (downloads, textos, vídeos, imagens, etc.).

Espero que estas listas tenham servido para chacoalhar um pouco sua mente e lhe dado algumas ideias interessantes.   Você usa algum outro meio ou forma para comunicar o status de seus projetos?  Se sim, conte-nos nos comentários abaixo.

 

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Gerente de projetos e empreendedor com vivência internacional, criador da Rede O Gerente e definitivamente viciado em publicar conteúdo sobre gestão, negócios e tecnologia. Fundador da Avantta, empresa especializada em soluções de tecnologia e gerenciamento de projetos para pequenas e médias empresas. Segundo seu filho, é o melhor engenheiro do mundo.