Como recuperar seu projeto e colocá-lo de volta nos trilhos


 

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Planejamento, foco em resultados e uma ótima comunicação, farão você ser muito mais bem-sucedido em entregar projetos no prazo e dentro do cronograma, mas, inevitavelmente, você vai eventualmente se deparar com um projeto no qual você irá se perder no tempo, recursos vão desaparecer, e o projeto estará completamente fora de controle.

Não temos que procurar muito longe para ver exemplos de projetos fora de controle no setor público ou privado. O noticiário está cheio de exemplos como diversos projetos de todos os portes simplesmente não cumprem com o que foi prometido no começo.

Então, compreender que qualquer projeto pode entrar em apuros pode ser útil… mas é como você lida com isso que é a coisa mais importante.

Aceite os custos irrecuperáveis

Para colocar seu projeto de volta aos trilhos, a primeira coisa que você deve fazer é perceber que não importa onde você se encontra, você não vai conseguir recuperar o tempo, recursos ou energia que já foram investidos na criação da confusão em que o projeto está.

O fato é que é realmente difícil admitir que você cometeu um erro de investimento, de táticas, ou de foco. A reação natural de um líder de equipe ou stakeholder-chave vai ser encontrar uma maneira de recuperar os investimentos e de alguma forma “salvá-los”, mas a verdade é que uma vez que um investimento é feito, o investimento está feito. Seja ele bom ou ruim.

Então, quando você se depara com um projeto fora dos trilhos, a primeira coisa que você precisa fazer é entender que qualquer coisa que você já fez até este ponto está feito e acabou. Você não vai “recuperar o tempo perdido” ou “recuperar o dinheiro” que você gastou.

Isto significa que as soluções comuns, como fazer mais investimentos de tempo e dinheiro sob a premissa de “salvar” o projeto podem ser imprudentes. A melhor coisa que você pode fazer é parar e pensar, entendendo que todas as decisões tomadas daqui para frente devem ser baseadas na probabilidade de sucesso a partir deste ponto e não a partir do potencial de recuperar quaisquer gastos e investimentos anteriores.

Então, em primeiro lugar, entenda que você não pode fazer nada sobre estes custos irrecuperáveis ​​e que às vezes você apenas tem que seguir em frente e tomar uma nova decisão.

Reavalie seu plano

Em seguida, dê um passo para trás e reavalie o seu plano. Você vai ver prazos atrasados, metas e objetivos que provavelmente não estão próximos de uma conclusão, e outros fatos desanimadores. Mas da mesma forma que você não pode recuperar custos irrecuperáveis, não é possível reverter o relógio a um momento em que você iria cumprir seus prazos ou alcançar seus marcos dentro do prazo planejado.

Na condição de líder da equipe, é provável que você esteja enfrentando stakeholders infelizes, membros da equipe desiludidos, e até mesmo questionando sua própria capacidade para alcançar seus objetivos. Nesses casos, é importante desacelerar e dar alguns passos para estabelecer um caminho a seguir para o projeto.

A melhor ação que você pode tomar é reavaliar o seu plano e esquematizar algumas novas metas que sejam realistas dentro da verdadeira situação do projeto.

Comunicação é a chave

Finalmente, comunique e, então, comunique um pouco mais. Quando projetos saem dos trilhos, parece que a primeira reação é tentar esconder o fracasso debaixo do tapete.

O melhor curso de ação é comunicar a situação, fornecer detalhes do plano para seguir em frente a todos os stakeholders relevantes, e continuar com o novo plano, até chegar ao ponto de ter novas e melhores informações para compartilhar.

Ao gerenciar seus projetos, você deve sempre ter em mente que, se há um buraco em sua comunicação, algo ou alguém irá preenchê-lo e você provavelmente não vai gostar do que será dito.

O que fazer se um projeto está condenado?

Não é o que você quer que aconteça, mas às vezes um projeto vai fracassar, e você precisa se precaver para tais situações. Tomemos por exemplo os custos irrecuperáveis. Chega um momento em que o investimento não irá gerar um retorno aceitável, e você tem que tomar a difícil decisão de puxar a tomada. Ninguém quer admitir o fracasso; no entanto, é sempre melhor terminar um projeto antes que ele se torne um buraco negro financeiro e possa, potencialmente, trazer para baixo toda a empresa.

É claro que, antes de tomar a medida drástica de acabar com um projeto antes de atingir seus objetivos, você vai querer fazer a devida diligência. Isso inclui não só avaliar os aspectos financeiros e de recursos, mas também ter as qualidades de liderança para procurar ajuda. Um bom líder sabe quando é o momento de buscar apoio externo. Embora esse ponto possa ser difícil de identificar, certamente você tem que explorar a possibilidade de que outros podem ter soluções fora de seu local de trabalho. Só depois de cada caminho ter sido exaustivamente explorado você pode tomar uma decisão fundamentada sobre a vida ou a morte de seu projeto.

Autor: Dave Wakeman

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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