Dicas simples para a seleção bem-sucedida de projetos


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Alguma vez você já tomou uma decisão que você se arrependeu? Uma decisão que realmente não se alinhava com a direção que você queria tomar na vida ou não considerou todas as possíveis soluções? Se já, então você sabe como o tempo (e o dinheiro) perdidos em decisões ruins podem realmente doer.

O mesmo é verdade para as organizações. Muitas vezes, até mesmo os líderes mais visionários têm a mente voltada para um projeto específico, e seguem tal projeto com força total, sem considerar as alternativas ou tomar o tempo para parar e pensar sobre se é a melhor escolha para a sua organização. Uma má decisão pode custar a uma empresa ou organização milhares, se não milhões de dólares, sem mencionar a ruína do moral do pessoal. Adotar bons hábitos de seleção de projetos é fundamental para garantir o sucesso futuro da sua organização. Aqui estão alguns passos fundamentais para selecionar projetos de maneira bem-sucedida:

Trabalhe em equipe

Assim como você pode permitir que alguns amigos de confiança ou membros da família tenham influência sobre decisões importantes da vida, cada organização pode se beneficiar utilizando as perspectivas únicas de indivíduos com diferentes responsabilidades e backgrounds para tomar decisões de seleção de projetos.

Como um bônus adicional, incluir os membros de sua equipe nestes tipos de decisões faz com que eles sintam que possuem uma participação real no sucesso ou fracasso da organização – melhorando assim o desempenho.

Você pode criar um Conselho permanente de Seleção de Projetos, ou periodicamente selecionar indivíduos para formar uma equipe pontual de seleção de projetos – tudo depende de suas necessidades. De qualquer maneira, estes indivíduos são encarregados da importante tarefa de moldar o futuro de sua organização, então escolha com sabedoria!

Considere todas as suas opções

Você compraria um carro sem antes pesquisar os diferentes prós e contras de diferentes marcas e modelos? Talvez – mas você pode acabar escolhendo algo que não se encaixa às suas necessidades ou gastando muito mais do que deveria. Então, por que escolher projetos sem considerar suas opções?

O Conselho de Seleção de Projetos ou equipe pontual de seleção de projetos deve solicitar ativamente ideias de projetos de todos os departamentos e níveis dentro da empresa. Seu trabalho é garantir que todas as ideias do projeto sejam consideradas, e, em seguida, diminuir as alternativas usando critérios estipulados, tais como custo, cronograma estimado, impacto estimado ou probabilidade de sucesso

Garanta o alinhamento com a estratégia e valores organizacionais

Uma das considerações mais importantes que um conselho ou equipe de seleção de projetos farão durante a escolha do projeto é se a proposta se alinha à estratégia da organização, ou seja, os principais movimentos que sua organização deve fazer para alcançar sua meta de dez a quinze anos.

Por exemplo, se o objetivo é certa quantidade de lucro total, um movimento poderia ser introduzir um novo nicho de cliente. O conselho ou equipe de projeto deve considerar qual dos diferentes projetos vai ajudar a organização a alcançar seus objetivos estratégicos.

Uma outra consideração é o alinhamento com os valores organizacionais – os componentes essenciais que tornam sua organização única. Por exemplo, sua organização valoriza a curiosidade intelectual? Então, ao longo do tempo os projetos selecionados devem permitir que os membros de sua equipe aprendam e cresçam profissionalmente todos os dias!

Nomeie um defensor do projeto

Às vezes a gente faz a escolha certa, mas nunca realmente investimos o esforço necessário para realizar os objetivos. Sentimentos de pessimismo ou dúvida tomam conta, e as nossas boas intenções são desperdiçadas. O mesmo pode ser verdade para as organizações se elas não garantirem que cada projeto tenha um defensor.

Projetos precisam de uma pessoa para atuar como divulgador principal dentro da organização, se certificar de que todos os stakeholders estejam envolvidos, conquistar os mais céticos e garantir que os opositores não prejudiquem o progresso da equipe. Este defensor precisa ter uma compreensão clara dos objetivos do projeto, requisitos para o seu sucesso e potenciais armadilhas ao longo do caminho.

O defensor do projeto deve trabalhar com o líder do projeto (caso eles mesmos não sejam o líder do projeto) para desenvolver cronogramas e assegurar a comunicação regular com os principais stakeholders. Normalmente, os melhores defensores do projeto são comunicadores, capazes de motivar, e têm uma aptidão para resolver problemas que possam surgir. Eles também devem ser relativamente de posição mais elevada, ou em condições de “fazer amigos e influenciar pessoas”.

Autora: Brittany Andrews, gerente de programas na Big Sky Associates

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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