7 Dicas para a colaboração em projetos usando software


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As melhores equipes são aquelas que trabalham em conjunto de forma eficiente e colaboram de forma natural. Aplicativos de colaboração podem ser uma grande ajuda para tornar este cenário possível, porque proporciona às pessoas as ferramentas que precisam para realizar seu trabalho, tanto como indivíduos, quanto como equipe. No entanto, se você não utilizar os softwares de forma correta, você poderá perder algumas boas funções. Realmente vale a pena certificar-se de que você sabe como utilizar seu software de gerenciamento de projetos, afim de obter melhor proveito dele.

Aqui estão 7 maneiras de usar seus softwares para promover uma ótima colaboração na sua equipe de projeto.

1. Use armazenamento online

Use alguma ferramenta armazenamento de arquivos online para que todos os seus projetos sejam salvos em um único lugar. E como isso ajuda? Bem, isso garante que todos verão as mesmas versões dos arquivos do projeto, e consequentemente, terão acesso às mesmas informações.

Isso é importante para manter a transparência no seu projeto e auxiliar na motivação da equipe, pois todos os integrantes poderão ver exatamente o que você vê. Também impede problemas como a comunicação de dados que estão desatualizados Você pode fazer isso se encorajar os membros de sua equipe de projetos a se certificarem de que suas informações de status estão sendo atualizadas com informações em tempo real.

2. Use um mensagens instantâneas

Colaboração trata de comunicação, e aplicativos de mensagens instantâneas são uma ótima ferramenta para usar com sua equipe. Eles te possibilitam ver quem está online e mandar uma mensagem rápida. A resposta pode ser mais rápida que um e-mail, e tão segura quanto.

É uma ótima maneira de se comunicar com os membros de sua equipe, independentemente de em que lugar do mundo eles estejam.

Você pode armazenar as discussões realizadas diretamente em seu software de gerenciamento de projetos. Dessa forma, você poderá acompanhar tudo que foi dito, caso precise. Isso pode ser útil para fins de auditoria e significa que tudo é armazenado em um lugar central em vez de espalhado pelas várias discussões de e-mail.

3. Use o controle de versões

Use seu software para garantir que está usando a versão mais recente dos documentos. A maioria deles irá adicionar informações sobre a versão nos arquivos produzidos, portanto, você poderá sempre checar se está utilizando a versão mais recente.

Isso ajuda na colaboração no projeto, pois evita que os membros da equipe trabalhem com os documentos errados. Você também pode acompanhar as alterações de forma mais eficiente, principalmente se muitas pessoas estiverem modificando o documento ao mesmo tempo.

4. Compartilhe o cronograma

Compartilhar o cronograma é bom para a colaboração nos projetos, porque exibe a todos a mesma imagem do trabalho pendente e do progresso até o momento. Você consegue visualizar facilmente qual serão os próximos passos e quais membros da equipe irão trabalhar neles. Isto pode sinalizar áreas onde os indivíduos vão precisar de ajuda ou onde existem outras oportunidades de colaboração.

Também é possível destacar as pessoas que não têm mantido suas tarefas do projeto em dia, para então questionar-lhes sobre sua contribuição! Tente obter informações em tempo real, dentro do possível.

5. Mantenha bons registros

Uma boa manutenção de registros ajuda na colaboração, pois permite às pessoas olharem para trás e verem o que foi discutido e como as decisões foram tomadas. Isso acaba com qualquer mal-entendido. Você pode armazenar atas de reuniões em seu repositório de documentos online.

Certifique-se de que todos saibam onde procurar os arquivos mais recentes e que todos os documentos têm datas para que sejam fáceis de serem encontrados novamente.

6. Use discussões

Discussões são um ótimo recurso, pois permite que todos contribuam com determinado tema, independentemente de que onde estejam e de seu fuso horário. Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos já possuem a funcionalidade de discussões, mas caso a sua não a possua, você pode usar uma ferramenta específica para este fim.

Você pode iniciar discussões sobre qualquer assunto. Outro grande recurso do software é a possibilidade de comentar nos arquivos, o que é perfeito se você busca por feedback em um documento depois de distribui-lo para um público mais amplo.

Salve suas discussões em seu software de gerenciamento de projeto para que você possa consultá-las novamente em uma data posterior, caso precise. Manter suas discussões fora de sua caixa de entrada de e-mail é uma maneira muito mais eficaz de conversar sobre seu projeto e tomar decisões em grupo. Desse modo, seu e-mail não ficará desorganizado e você garantirá que as pessoas mais importantes poderão contribuir. Você pode até mesmo dar o acesso a seu software a fornecedores externos, para que possam participar nas discussões também.

7. Compartilhe seu calendário

Compartilhar o calendário com os membros de sua equipe significa que você sempre saberá onde todo mundo está. Você pode ver quem está disponível e fazer planos em torno de seus compromissos. Da mesma forma, dê aos membros de sua equipe acesso ao seu próprio calendário, assim, eles poderão ver quando é o melhor momento para entrar em contato com você.

Saber quando as pessoas estão disponíveis também pode ajudá-lo a planejar o andamento do projeto, além de permitir programar os horários, de acordo com aqueles que estão ausentes por férias, ou qualquer outro motivo. Isto significa que você não terá que se preocupar com atrasos em sua programação, porque você vai ter um aviso prévio de quando as pessoas não estão por perto.

Autor: Jason Westland

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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  • Alessander Gonçalves

    Jason, muito bom e interessante o artigo, porém achei que fossem dicas de Software para colaborar nos projetos, como diz no título, talvez deveria alterar para “7 dicas para a colaboração em projetos”.

    Um abraço e são sempre muito bem vindas essas dicas.

    • http://www.avantta.com.br Luiz de Paiva

      Oi Alessander, obrigado pela dica. Alteramos o título para “7 dicas para a colaboração em projetos usando software”. Realmente o título original podia causar alguma confusão.

  • Nilton Vargas

    Parabéns, suas dicas contribuem muito para o Gerenciamento de Projetos.
    Jason gostei, posso divulgar o material?

    • http://www.avantta.com.br Luiz de Paiva

      Oi Nilton, fique à vontade para divulgar o material publicado no Stakeholder. Só peço que, caso seja republicado em outro site, seja citado este site como fonte. Abs!