O cliente de projeto criativo: amigo ou inimigo


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Você conhece a frase… “Se você não é parte da solução, você é parte do problema“. Preto ou branco, isto ou aquilo, ajuda ou obstáculo. Eu realmente não vejo desta forma… há quase sempre uma situação intermediária. E com os clientes do projeto, eu acho que é a mesma coisa. O cliente quase sempre ajuda, assim como quase sempre é algum tipo de obstáculo. Como eles podem ser os dois? Fácil. Basta olhar para trás em alguns projetos recentes que você guiou ou estava envolvido.

Se o cliente está ajudando, então isso é ótimo. Isto é bom enquanto a ajuda está na forma de ajuda real, diferente do tipo de ajuda que alguns clientes dão ao gerente do projeto na forma de microgerenciamento, fiscalização radical do orçamento, ou mesmo alocar seu próprio gerente de projeto a seu lado, e que, por vezes, tende a ser uma figura que fica no caminho. Estou falando da verdadeira ajuda, como a tomada de decisão, engajamento nas tarefas, derrubar barreiras, gestão eficiente dos problemas e questões… este tipo de ajuda é muito apreciado.

Se o cliente está sendo um obstáculo, então você tem um problema nada pequeno para lidar. Você precisa fazer duas coisas… reconhecer e dar a volta na situação. Vamos avaliar algumas maneiras comuns em que os clientes projeto de trabalho – conscientemente ou não – atuam contra o gerente do projeto e da equipe, causando problemas ou atrasando o progresso do projeto.

Microgerenciar

Alguns clientes do projeto pensam que estão ajudando quando eles têm suas mãos em tudo. Normalmente, eles não estão. Eles contrataram o gerente e a equipe do projeto, então deixe-os executar o projeto. A supervisão excessiva por qualquer pessoa – até mesmo o gerente do projeto – em um projeto, pode desmoralizar uma equipe, retardar o progresso e fazer com que a produtividade mergulhe. O microgerenciamento também pode atuar contra a confiança dos únicos quem fazem o trabalho real e até aumentar os custos do projeto, já que muito tempo e esforço podem acabar sendo gastos em atividades que os outros deveriam concluir rapidamente quando eles não estão sendo questionados ou assistidos tão de perto. É tudo uma questão de confiar na capacidade das pessoas de fazer o trabalho. E a menos que eles tenham provado ser menos do que competentes, não há necessidade de microgerenciar. Se eles não são competentes, há melhores maneiras de lidar com isso, como a substituição do recurso.

Adicionar Mais Gerenciamento de Projetos

Eu nunca estive envolvido em um projeto que deu certo com dois gerentes de projetos opostos executando-o. Na melhor das hipóteses o gerente do projeto do lado do cliente apenas reitera o que o gerente do projeto “oficial” diz e faz… ou seja, o custo para o cliente em termos de supervisão de gerenciamento de projetos dobrou sem nenhum benefício adicional. Na pior das hipóteses, os dois gerentes de projeto batem cabeça sobre as questões e retardam o projeto, fazendo com que os prazos não sejam cumpridos, o orçamento escorregue, e retrabalho seja feito, resultando em atraso na entrega e redução da satisfação do cliente. Estes problemas podem ser resolvidos através da criação de expectativas apropriadas no início do projeto. Um gerente de projeto “oficial” experiente irá liderar o caminho lidar com a situação de forma diligente, delicada e adequada, sem aborrecer o patrocinador do projeto.

Cliente Desengajado

O terceiro grande obstáculo que o projeto cliente pode apresentar ao gerente de projeto é não estar envolvido ou não estar disponível… ou como gosto de chamá-lo – desengajado. Você poderia pensar que isso seria uma coisa boa, já que pode ser um bom alívio da supervisão excessiva. No entanto, o cliente do projeto é necessário para tomar decisões ao longo do tempo. Eles são necessários para as decisões como “esta é a maneira correta de executar a campanha de publicidade?“, “que tipo de marketing automatizado você quer que seja construído na solução final?“, ou ainda “este o site atender ao visual e sensação que você estava esperando?”. Se o cliente não está disponível para dar aprovações ao longo do caminho, o progresso do projeto pode ser muito dificultado. E às vezes as decisões podem ser críticas, o que significa que pode ser um enorme empecilho não ter acesso imediato ao cliente. Para mantê-los engajados, o gerente de projeto precisa definir as expectativas desde o início quanto ao envolvimento do cliente em reuniões de status, as atribuições que eles terão para várias tarefas do projeto e a revisão periódica e aprovação dos entregáveis e outras tarefas principais.

Resumo

O cliente do projeto é uma peça necessária para o quebra-cabeça de sucesso global do projeto. Como gerenciamos o cliente muitas vezes pode determinar se eles vão ser uma ajuda ou um obstáculo. “Mantenha seus amigos perto e seus inimigos mais perto ainda”. O termo inimigos é forte demais para o cliente… eles não são nossos inimigos (a menos que eles tentem ser… e alguns parecem fazer isso muito bem), mas eles podem estar do outro lado da cerca, às vezes. Mas nós precisamos deles e a melhor maneira de mantê-los envolvidos e ajudando a nossa causa é usá-los – com sabedoria e com frequência.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no blog do Workamajig

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