Um checklist de seleção de projetos


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Vamos ser honestos: no mundo real, você e eu sabemos que alguns projetos são selecionados em grande parte por instinto e intuição.

Claro, existem muitos métodos convencionais para a seleção de projetos. No entanto, um gerente de projeto ocupado nem sempre aplica estes métodos, em parte porque você toma decisões com base em sua experiência e em parte porque você nem sempre tem tempo para aplicar as técnicas mais objetivas ensinadas no treinamento em gerenciamento de projetos.

Muitas vezes, o caminho mais rápido para chegar a uma decisão de seleção de projetos válida é procurar razões para não ir em frente com o projeto. Se você encontrar alguma, então o próximo passo é fácil para você: rejeitar o projeto e seguir em frente.

Aqui está uma lista de verificação simples para ajudar com o processo de seleção do projetos. Ela não é exaustiva, mas abrange todos os elementos essenciais para que você possa tomar uma decisão rápida para rejeitar o projeto ou lhe dedicar mais do seu precioso tempo.

1. Objetivos – Se você ainda não os determinou, você ainda não pode avançar mais. Seus objetivos devem ser cristalinos antes de considerar a aplicação nos negócios e outros elementos da seleção dos projetos.

2. Adequação estratégica – Qual é a missão? Seus objetivos do projeto devem se alinhar estreitamente com o planejamento estratégico da sua organização, e o valor do projeto deve ficar em uma dimensão de missão crítica, ou pelo menos de missão de suporte.

3. Valor – Não selecione um projeto que não tenha potencial para pelo menos uma das seguintes opções: benefícios financeiros, benefícios da marca (que inclui coisas como a satisfação do cliente, eficiência de resolução de queixas e moral dos funcionários) ou benefícios intangíveis.

4. Custos – Estime os custos de manutenção, investimentos e custos operacionais. Se a soma destes custos é exageradamente alta, então o projeto está, provavelmente, fora do seu alcance, pelo menos por agora.

5. Riscos – Se os riscos superam os benefícios potenciais, ou se a responsabilidade para os riscos do projeto não é clara, então não prossiga.

6. Tempo – Considere o prazo e quaisquer restrições de tempo específicas nesse projeto. Idealmente, um projeto deve dar-lhe espaço para adicionar um tempo de “reserva” – este poderia ser alguns dias a mais ou várias semanas, dependendo do projeto, para a construção de uma provisão para os atrasos.

7. Resultados – Quais são, como devem ser medidos, e quem é responsável por eles? Você deve ser capaz de amarrar os resultados diretamente aos objetivos e estratégia global. Caso contrário, o projeto será ineficaz mesmo que seja um sucesso.

8. Significado – A relevância deste projeto no mundo real é uma questão maior do que o sucesso ou fracasso do projeto. Existe um mercado aberto e viável para o que este projeto oferece? Será que o sucesso do projeto terá um impacto perceptível? Se não, pode ser um desperdício de recursos.

9. Apoio dos stakeholders – este poderia ser o maior projeto do mundo, mas se você já sabe que os stakeholders vão odiar a ideia, você precisa deixá-lo passar, a menos que você possa encontrar uma maneira de reformulá-lo para uma maior aceitação. Lembre-se, também, que os stakeholders não necessariamente compartilham um único motivo comum.

Armado com esta lista, você deve ser capaz de tornar o trabalho da seleção de projetos mais leve, eliminando rapidamente os projetos que menos vale a pena perseguir, e focando a sua atenção em um olhar mais profundo sobre os projetos que sobrevivem a sua verificação inicial para os sinais negativos.

Autor: Ian Needs, Gerente de Marketing da KeyedIn Solutions, que cria software de gerenciamento de projetos nos Estados Unidos e Reino Unido.

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

 

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