10 segredos para ser um bom patrocinador de projeto


 

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1. Obter os recursos corretos para os projetos

Seu papel como um patrocinador do projeto é ter a certeza de que o projeto pode ser feito de forma eficiente e eficaz, e você precisa de recursos para fazer isso. Os recursos podem ser dinheiro, equipamentos ou pessoas (ou qualquer outra coisa necessária para fazer o trabalho).

Pergunte ao seu gerente de projeto quais recursos são necessários, e esteja preparado para o desafio (gerentes de projetos muitas vezes inflam o que é necessário, a fim de garantir que eles possam obter recursos suficientes para o projeto). Em seguida, negocie com outros líderes para dar ao projeto o que este realisticamente precisa para cumprir os seus objetivos.

2. Tomar decisões rápidas

As equipes de projetos são caras, por isso, tê-los por aí aguardando, enquanto você avalia lentamente uma decisão, não é uma boa ideia. Obtenha as informações necessárias para tomar a decisão, tome-a, e diga às pessoas o que você decidiu. Eles podem não gostar da sua decisão, mas você é o chefe, então eles vão respeitá-lo. Basta ser capaz de justificar por que você escolheu o que escolheu.

Dito isto, não se apresse em tomar uma decisão sem um mínimo de embasamento, ou você vai dirigir o projeto para o caminho errado.

3. Compreender as técnicas de gerenciamento de projetos

Sim, este é o trabalho do gerente de projeto, mas você não quer que eles sejam capazes de enganar você com jargão. Você também deve ter uma compreensão de como o trabalho está sendo entregue e por que a equipe está fazendo o que eles estão fazendo. Acredite em mim, eles estão fazendo o melhor que podem e se eles estão seguindo um conjunto estruturado de diretrizes, então eles provavelmente vão te dar um grande resultado. Mas isto acontecerá somente se você não prejudicá-los, exigindo que eles façam as coisas de forma diferente.

4. Saber quando puxar a tomada

Pode ser o seu projeto de estimação, mas se está acima do orçamento, atrasado e não mais no caminho certo para entregar os benefícios do negócio, então é hora de suspendê-lo. Jogar mais dinheiro fora após ter certeza de que o esforço foi desperdiçado, somente para não passar vergonha, é uma atitude estúpida. Então, prepare-se para qualquer potencial conflito e cancele o projeto. Em seguida, faça sua equipe trabalhar em algo que realmente vai revolucionar a empresa.

5. Celebrar realizações

Todo mundo adora uma festa, e mesmo que você não tenha que ser extravagante você precisa recompensar a equipe do projeto por seus esforços. Eles vão trabalhar mais e apreciar mais você e os objetivos do projeto. Sim, é como um suborno. Mas pense nisso mais como um impulso para a moral da equipe.

6. Gerenciar mudanças financeiras

Alterações orçamentais podem matar um projeto, por isso certifique-se de que todas as mudanças financeiras sejam passadas para o seu gerente de projeto o mais rápido que puder. Ajude-os a entender quais são as pressões financeiras e trabalhe com eles para chegar a soluções criativas para resolver quaisquer problemas fundamentais. Isto pode envolver incluseive o corte de escopo. Ou seja, tirar coisas de sua lista de desejos! O fato é que você não pode ter tudo e querer pagar menos.

7. Superar a ignorância

Inevitavelmente existirão situações nas quais você não sabe a forma como o projeto está sendo entregue e como os objetivos serão alcançados. Softwares são misteriosos. Técnicas de gerenciamento de projetos são desconcertantes. Especialistas no assunto moram em um planeta diferente. No entanto, aprenda.

Aprenda tanto quanto você precisa para que a equipe não possa jogar areia nos seus olhos. Mas não passe disso. Você não precisa aprender programar e você não precisa entender as minúcias do processo de manufatura. Deixe os seus especialistas entenderem os detalhes.

8. Definir metas

Os projetos precisam de objetivos. Crie-os. Defina uma visão. Defina as metas. Ajude a sua equipe a entender por que eles estão indo para onde eles estão indo. E dê-lhes um mapa para chegar lá.

Metas dão às pessoas um propósito, portanto você vai obter melhores resultados de sua equipe se você comunicar os objetivos do projeto de forma eficaz.

9. Comunicar os fatos

Enquanto você pode comunicar objetivos na linguagem da visão e valores, você deve manter a maior parte de sua comunicação nos fatos, especialmente quando se trata do progresso do projeto. Este também é um grande exemplo a ser estabelecido para o seu gerente de projeto. Lide com detalhes concretos, e não “talvez” e sentimentos. Faça seu gerente de projeto registrar métricas e acompanhar o que é importante.

10. Entenda o risco e a recompensa

Riscos são coisas que poderiam acontecer. Às vezes, eles são ruins, e às vezes, as coisas que poderiam acontecer são boas. Às vezes, assumir um risco significa uma recompensa maior. Pense sobre sua própria tolerância ao risco e a da empresa. Seja claro sobre o tipo de risco que você está preparado para que sua equipe de projeto assuma, e os tipos de riscos que sobre os quais você quer que eles lhe perguntem.

Riscos são bons, mas eles tem a desvantagem de ser… arriscados. Se você é avesso ao risco, seus projetos poderão custar mais e demorar mais tempo, mas você vai ter mais confiança no resultado. Às vezes, tomar riscos é divertidao e certamente torna os projetos mais interessantes, por isso não tente eliminá-lo completamente (já que, de qualquer maneira, não conseguirá).

Estes 10 segredos foram retirados de Estratégias para Patrocínio do Projeto por James, Taylor e Rosenhead. Os parágrafos que acompanham são a minha própria interpretação dos títulos.

Autora: Elizabeth Harrin

Artigo publicado originalmente no site A Girl’s Guida to Project Management

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