Como fazer uma boa reunião de projeto


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Eu tive que rir com esta. Eu estava em reunião com um potencial novo cliente esta manhã e ele falou sobre o conceito de “boa reunião” em projetos. Você sabe, aquelas que todo mundo sai da reunião dizendo “nossa, que boa reunião!”, mas quando questionados acerca do que foi realizado, ninguém consegue realmente identificar qualquer coisa significativa.

A coisa realmente triste é esta: quando isso acontece em uma reunião de projeto de duas horas com uma lista de participantes de 6 a 8 indivíduos, de repente você percebe que você acabou de desperdiçar alguns milhares de reais de tempo faturável. O gerente de projeto tem agora muito menos sobrando no orçamento do projeto e nada foi realizado que não poderia ter sido tratado com mais sucesso em um e-mail de 5 minutos. Faça isso semanalmente ao longo de um projeto de 6 meses e o valor vai para dezenas ou até centenas de milhares de reais improdutivos gastos no orçamento do projeto. Ai, isso dói.

Como podemos combater a “boa reunião”? Na minha opinião, é através das seguintes seis atividades principais:

  • Prepare com antecedência;
  • Tenha uma agenda detalhada;
  • Atenha-se ao prazo de reunião;
  • Permaneça no tópico;
  • Estruture a reunião para ter a máxima participação;
  • Realize um acompanhamento minucioso.

Vamos examinar cada um em detalhes.

Prepare com antecedência

Preparar com antecedência é apenas isso – fazer um planejamento antecipado antes da reunião. Não apenas planeje às pressas uma agenda e a distribua. Planeje bem, pense sobre como você vai traçar as estratégias e discutir e atribuir tarefas para manter a reunião fluindo, manter todos acordados, e permitir a melhor difusão possível das informações. Você certamente não tem que exagerar no processo de planejamento da reunião, já que isso também seria um desperdício de tempo e dinheiro, mas um pouco de planejamento contribuirá bastante. Você simplesmente não quer chegar, começar a reunião, e sentir que todos acham que você organizou tudo no último minuto. Você quer que a reunião seja produtiva.

Tenha uma agenda detalhada

Sempre tenha uma agenda bem planejada para manter a reunião e as informações fluindo. A agenda é o catalisador para ajudar a garantir que você tenha uma reunião eficiente e produtiva para ajudar que as decisões-chave aconteçam, as atribuições sejam feitas, os próximos passos sejam planejados e os problemas sejam revistos. Esta é sua chance – com todas as pessoas mais importantes na sala – para dar e receber boas informações. Aproveite ao máximo isso.

Uma boa agenda também ajuda a manter a reunião nos eixos. Uma reunião que permanece nos eixos é aquela que fica em alinhamento com o cronograma previsto para a reunião, o que nos leva ao próximo conceito… permanecer no cronograma.

Atenha-se ao prazo de reunião

A melhor maneira de ter sempre a maior presença possível, e de ganhar uma reputação como um grande facilitador de reuniões, é manter o cronograma e a agenda das reuniões que você propôs na comunicação prévia da reunião. Comece no horário, termine no horário, e não cancele. Comece no horário mesmo se você tiver chegadas tardias, e termine no horário, não permitindo que você ou os participantes se desviem do tópico.

E se não há muito para resolver, mas se trata de sua reunião semanal regular, não cancele. É melhor fazer uma reunião rápida, em que pouca coisa é discutida, do que cancelar uma reunião agendada regularmente. Se você começar a cancelar essas reuniões regulares, as pessoas vão começar a considerar as suas reuniões como “dispensáveis” e “opcionais”, e a presença vai diminuir. Confie em mim, isso vai acontecer. Além disso, você nunca sabe quando alguma informação importante pode surgir, mesmo quando o projeto está em um período de calmaria. Se você pular essa reunião – mesmo que seja apenas uma reunião de 10 minutos – uma informação importante que o seu líder de tecnologia tem do cliente, que você precisa ouvir, pode acabar sendo perdida.

Permaneça no tópico

Eu não posso enfatizar este ponto o suficiente. É bom que as pessoas se reúnam e falem besteiras ou falem sobre seus finais de semana ou trabalho em outros projetos – mas não durante sua reunião e não no horário do projeto. Além disso, esses assuntos são completamente tediosos para todos os outros na reunião que querem ser produtivos e continuar com suas tarefas do dia. Você não quer a sua reunião desperdiçando o tempo deles. Esta é uma péssima reputação para se ter, e difícil de se livrar.

Estruture a reunião para ter a máxima participação

Sempre estruture a sua reunião – e a agenda – para a máxima participação dos presentes. Isso não só vai manter todos acordados e alertas, mas você vai realizar muito mais do que naquelas reuniões em que o facilitador apenas fala e fala sobre qualquer tópico que esteja fornecendo informações.

Se tudo que você precisa fazer é divulgar informações, faça isso através de e-mails.  É mais rápido e mais eficiente. O e-mail é ótimo para uma via única de comunicação. Mas para aquelas coisas do projeto que precisam ser discutidas e decisões precisam ser tomadas, use as reuniões. Você tem todos juntos em uma sala, então use esse tempo para fazer progressos sobre os itens e problemas que não podem simplesmente ser tratados através de uma forma de comunicação unidirecional.

Realize um acompanhamento minucioso

Sempre acompanhe com notas após a reunião. Dessa forma, você pode garantir que todos estejam na mesma página e todo mundo tenha igual compreensão das informações fornecidas, as discussões que aconteceram, as decisões tomadas e as atribuições que foram alocadas.

Eu gosto de atualizar o mais recente relatório de status (geralmente o que eu estou usando para conduzir a reunião do projeto) com todas as informações e decisões que saíram da reunião. Eu envio isso para todos e lhes dou 24 horas para me responderem com todas as mudanças ou coisas que podem não ter ficado claras. Então, eu reenvio a informação revisada novamente a todos os participantes (e qualquer um que não tenha podido participar), de modo a garantir que estejamos todos mais uma vez na mesma página.

Resumo

As reuniões podem ser um grande desperdício de tempo… ou podem ser extremamente produtivas. Em geral, depende de você e de como você planeja e organiza as suas reuniões. Quanto melhor você planejar, mais organizado você for e mais você se manter no cronograma, você terá uma maior participação e presença em suas reuniões. Com tudo isso em prática, você vai estar propenso a ter verdadeiramente boas reuniões … não uma dessas “boas reuniões” que todo mundo sai com o olhar sonolento e balançando a cabeça.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site Project Times

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