Aprendendo durante o projeto


 

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Ninguém faz tudo perfeito em um projeto. Nenhuma quantidade de experiência em gerenciamento de projetos vai permitir que você entregue uma solução completamente livre de problemas. Haverá solavancos na estrada e erros serão cometidos, pela equipe do projeto, pela equipe do cliente, e sim – até mesmo pelo gerente do projeto. Todo mundo deveria, mas poucos gerentes de projeto realmente o fazem, conduzir no final das sessões de projeto conhecido as atividades de “lições aprendidas”. Estas são projetadas para fazer exatamente o que dizem… ajudar a todos nas equipes de projeto a compartilhar o que aconteceu de bom e de ruim. A ideia, claro, é que nós tomemos esta informação e a usemos em futuros projetos, além de compartilhá-la com os nossos colegas gerentes de projeto na empresa. Dessa forma, daqui para frente, sabemos o que fez nossos projetos irem bem e o que causou problemas. Assim, podemos repetir – até mesmo melhorar – o bom e descobrir como eliminar e nunca repetir o mal.

Grande conceito… mas….

Aprendendo durante todo o projeto

Proponho uma abordagem diferente. Por que não aprender ao longo do projeto atual? Por que esperar até que este projeto acabe e não possa ser ajudado por este novo conhecimento? E por que correr o risco de não sermos capazes de manter nossas equipes e clientes envolvidos tempo suficiente pós-projeto para realizar tal sessão de lições aprendidas? Por que não envolvê-los enquanto eles ainda estão sob nosso controle… durante o projeto?

As vantagens disso são:

  • Aprendemos o que o nosso cliente vê como bom e ruim, enquanto o projeto está acontecendo;

  • Podemos usar essa informação para “endireitar o navio” se necessário;

  • Podemos melhorar o nível de satisfação de nossos clientes através da reação à informação no meio do projeto;

  • Nós ainda podemos levar toda esta informação com a gente em projetos futuros;

  • Podemos encontrar esta informação enquanto ainda temos acesso a todos em ambas as equipes, antes de perdê-los para outros projetos quando este conclui.

As desvantagens são:

  • Simplesmente não há desvantagens com esta abordagem.

A abordagem

Como é que vamos fazer isso? É realmente simples. Ao elaborar o cronograma do projeto, inclua uma ou duas horas de teleconferência ou reunião ou nos marcos ou fases-chave do projeto. Se houver um marco ou uma fase terminando, realize uma curta sessão de lições aprendidas. Se um grande resultado final está sendo entregue, realize uma sessão um pouco mais extensa de lições aprendidas. Até o final do projeto, você deve ter a maioria dos problemas resolvidos e suas chances de ter um cliente do projeto satisfeito são muito maiores.

Resumo

A conclusão é que nosso cliente quer que tenhamos sucesso e nós queremos que tanto a solução final quanto nosso desempenho sirvam bem ao cliente. Aprender o que foi mal no projeto – ganhar essa perspectiva do cliente – no final do projeto é bom, mas não vai nos ajudar hoje… só amanhã. Reúna-se com o cliente e equipe regularmente algumas vezes ao longo do projeto para discutir essas coisas e aprender lições que vai ajudá-lo a ter um melhor desempenho neste compromisso e quaisquer outros projetos que você esteja levando hoje…. e essa informação ainda irá ajudá-lo amanhã também.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site OnTrack

 

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