Dicas para acompanhar de perto seu projeto


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Você se vê com dificuldades para acompanhar de perto seus projetos? Com os fluxos de informação provenientes de várias fontes nos dias de hoje (ferramentas de colaboração social, e-mail, equipes matriciais, exigências dos stakeholders, etc.), você pode ter a impressão de que está completamente sobrecarregado. No entanto, existem maneiras para você se manter no controle de tudo e lidar com os dados!

Crie alertas

Se suas ferramentas de gerenciamento de projeto permitirem, configure alertas para que você seja automaticamente notificado de mudanças. Muitos produtos possuem esta característica, então descubra como usá-la e configurá-la de forma adequada. Você pode não querer receber alertas para cada nova discussão, mas você pode querer saber se alguém alterou um marco em seu plano de projeto, por exemplo.

Eu também tenho alertas do Google criados para notificar-me de coisas interessantes acontecendo no mercado ou indústria – coisas que possam ter um impacto sobre o meu projeto ou no panorama político.

Organize-se antecipadamente

Às vezes eu acho que organizar as coisas com muita antecipação é, provavelmente, uma maneira antiquada de fazer as coisas quando você tem acesso a tantos aplicativos móveis para lidar com listas de tarefas… mas funciona para mim. Eu aprendi a fazer isso quando eu estava em um trabalho temporário durante as férias na universidade. A mulher para quem eu trabalhava, uma chefe executiva, queria que eu arquivasse documentos e cartas em um armário com pastas uma vez por mês. Criei uma pré-organização para que todo documento que passasse por mim fosse para uma outra pasta com sua respectiva data. Assim, no momento que colocar os documentos no arquivo, já estava tudo separado e nada era esquecido.

Hoje, eu uso o calendário no meu software de e-mail para fazer algo similar. Eu crio um compromisso e anexo toda documentação relevante, como pautas e atas da última reunião. Assim, quando chega o dia certo, tudo que eu preciso está disponível e organizado.

Administre sua lista de tarefas

Minha lista de tarefas é a coisa mais importante que me ajuda a me manter no controle dos meus projetos. A qualquer momento eu tenho seções para diferentes projetos e também as coisas que eu estou à espera de outros. Mantê-lo atualizado é essencial. Certifique-se de riscar as tarefas que foram concluídas e analisar periodicamente as prioridades do trabalho. Foi a melhor maneira que eu encontrei para manter uma visão constante e estruturada do trabalho.

Pessoalmente, eu uso um pedaço de papel, mas você pode usar um tablet ou aplicativo móvel ou um documento em seu desktop, ou mesmo um software de gerenciamento de projeto. A coisa mais importante é que você deve se ater a ela e ter apenas uma lista!

Gerencie seu plano de projeto

O seu plano de projeto está atualizado, certo? Mantenha-o organizado e relevante e isto irá economizar muito tempo. Você vai ser capaz de ver o que está acontecendo e o que já aconteceu para que você possa gerenciar o status e a alocação de recursos sem ter que rebuscar por inúmeras solicitações de mudança e atualizar o plano na correria antes que possa realizar qualquer ação.

Outra dica relacionada com o plano é ter certeza de que você compartilha seu plano, usando alguma ferramenta de colaboração. Disponibilizar o seu plano do projeto para qualquer pessoa que esteja interessada vai lhe poupar muito tempo quando se trata de lidar com os pedidos de informação e atualizações de status. Descobri que se os seus stakeholders podem ver os planos eles se sentem mais confiantes de seus relatórios de progresso e também param de pedir atualizações tantas vezes, pois eles podem verificar em tempo real!

Agende tempo administrativo

Os gerentes de projeto com os quais eu converso dizem que se sentem mais fora de controle quando se trata de encontrar tempo para fazer todas as tarefas administrativas que acompanham os projetos em execução. A menos que você programe algum tempo em sua agenda para preparar relatórios, fazer arquivamento de documentos, registrar arquivos, se atualizar com os stakeholders, rever o registo de risco e assim por diante, você não será capaz de ficar no topo de tudo. Estas tarefas administrativas vão se acumulado, e não me surpreende que muitas vezes as pessoas sintam que não conseguem lidar com tanta coisa.

Bloqueie algumas horas no final de cada semana em sua agenda para fazer todas as coisas que se acumulam durante a semana. Se você não precisa do tempo, use-o para outra coisa. Mas ele estará lá se você precisar dele.

Autora: Elizabeth Harrin

Artigo publicado originalmente no site PM Tips

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