Um guia básico para iniciar seu projeto


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Sai para jantar com uns amigos e a conversa girou em torno de trabalho. É sempre assim, mas eu queria ouvir como eles estavam indo, uma vez que os seis de nós, ao redor da mesa, éramos gerentes de projeto. Isso era apenas uma coincidência – embora eu conheça um monte de gerentes de projeto!

No grupo, uma era iniciante em gerenciamento de projetos. Ela tinha ampla experiência como cirurgiã veterinária, e embora ainda amasse os animais, teve que desistir do ofício por motivos de saúde. Todavia, para sua satisfação, ela estava trabalhando na gestão de projetos beneficentes para animais. Mas, pelo pouco tempo que ela ocupava o cargo, nós estávamos todos ansiosos para saber como ela estava se saindo.

“Acabei de receber um novo projeto para gerenciar sozinha”, disse ela, e nos contou um pouco mais sobre ele. “Em todos os demais projetos, eles já estavam em andamento, ou tinha alguém para me ajudar no início. Desta vez eu não sei o que fazer”.

Bem, se você não quer se alongar muito falando de trabalho, isso é a última coisa a dizer num jantar com gerentes de projeto! Claro que todos nós tínhamos algo a dizer, sobre como ela devia iniciar esse novo projeto. Eu escrevi algumas das coisas que nos ocorreram, como um guia rápido para começar.

Primeiro, reúna sua equipe

Nós estabelecemos que ninguém esperava que ela trabalhasse sozinha nesse projeto. De fato, podiam ser 5 na equipe, mas ela não sabia quem seriam os membros do projeto. Nós lhe aconselhamos a definir o grupo imediatamente. O patrocinador do projeto pode ter uma ideia sobre quem seria adequado ao projeto. Nós também recomendamos que ela verificasse se todas as áreas da instituição que seriam afetadas pelo projeto, estariam representadas na equipe. Ela não iria gostar de começar a trabalhar e depois descobrir que um stakeholder-chave, havia sido esquecido.

Em seguida, organize uma reunião

Alguns dos membros da equipe seriam provavelmente de diferentes escritórios, pelo fato da sociedade ter filiais em todo o estado. Logo, uma vez que Clair conhecesse quem iria trabalhar com ela, sugerimos que ela poderia juntá-los, através de um software colaborativo, e dessa maneira comunicar-se com todos, em grupo.

É de grande ajuda para o projeto, fazer uma reunião de kickoff com os membros da equipe, porque permite definir as incumbências de cada um e possibilita integração deles. Você vai poder falar sobre as funções e responsabilidades individuais e da equipe, e como eles todos estarão contribuindo para os objetivos do projeto.

Terceiro, passe tudo para o papel

A equipe precisa conhecer exatamente aquilo que está sendo feito. O Termo de Abertura do Projeto é um excelente meio para isso. Define porque o projeto foi iniciado e o que deverá realizar. Ele também assinala, pelo menos em linhas gerais, como você vai poder fazer as coisas acontecerem.

É difícil elaborar esse tipo de documento a partir do zero, especialmente pela primeira vez, por isso aconselhamos a gerente de projetos a obter uma cópia de um similar, que outro gerente de projetos da sua organização, já tenha preparado. Ela disse que poderia usar um de outro projeto que ela havia trabalhado, sem ser gerente, mas como membro da equipe. Isso seria perfeito – por que começar do zero quando você pode adaptar um modelo as suas necessidades?

O patrocinador do projeto deverá subscrever esse documento, de modo que você tenha o mandato para iniciar o trabalho, e que todos saibam exatamente o que deverão estar fazendo.

Quarto, monte um cronograma

A partir deste ponto, ela já teria uma visão do escopo do projeto e criado uma equipe. Agora, a missão consiste em juntar as peças – reunir os membros da equipe e formalizar a entrega do escopo!

Você pode fazer isso através de uma planificação, que relacione todas as tarefas do projeto, e quem serão os responsáveis por elas. Não seria o tipo de coisa para a gerente de projetos compor sozinha, por isso, nós lhe recomendamos conversar com os membros da equipe e, com a ajuda deles, identificar as tarefas. Isso feito, eles poderiam trabalhar em conjunto, ordenando-as adequadamente com as respectivas datas.

Dissemos a ela para verificar qual o software de gerenciamento de projetos que está em uso na associação e ver se ele ajudaria a criar o cronograma para ela. Na nossa mesa, a maioria tinha experiência em fazer tudo online, e eram unânimes quanto ao tempo que se ganha nas atualizações do cronograma, com tanto trabalho a ser executado.

Agora, deixe seus documentos em ordem

Com o Termo de Abertura e o Cronograma criados, nossa discussão voltou-se para os outros tipos de documentos, os que auxiliam durante a fase inicial do projeto. É óbvio que esses documentos deverão ser armazenados adequadamente. Todos tivemos experiência com sistemas de gerenciamento de projetos online, com repositórios de documentos, pastas de rede, usando e-mail (nos apressamos em acrescentar: não recomendado!), ou até – isso mesmo – papel! Em pouco tempo, tudo se torna muito complicado.

Depois de um debate acalorado, os usuários de papel admitiram que não era prático, e nós todos chegamos à conclusão de que online seria o melhor. Isso significa que todos na equipe poderão acessar a cópia mais recente dos documentos, sempre que necessário, e que os arquivos estarão disponíveis a partir de qualquer lugar – ótimo para compartilhar com os membros remotos da equipe, ou outros trabalhadores da associação beneficente em todo o estado.

Por fim, crie um registro de riscos

O que mais ela precisaria? O passo final essencial para a Iniciação do Projeto, seria o Registro de Riscos. Mais uma vez, sugerimos que ela utilizasse o seu software de gerenciamento de projetos, porque criar uma planilha a partir do zero, seria perda de tempo. Pois bem, o que deve ser incluído no Registro de Riscos? A descrição dos riscos, os planos de ação que seriam mobilizados para lidar com eles e os nomes dos colaboradores que seriam responsáveis por essas gestões.

Nessa altura, o café já estava sendo servido, e assim, nós decidimos parar de falar sobre o novo trabalho da gerente de projetos. No caso, eu creio que tínhamos coberto todos os pontos essenciais para a Iniciação do Projeto. Isto lhe permitirá dar o pontapé inicial do projeto de modo muito mais fácil. E você também, poderá usar essas dicas para o seu próximo projeto!

Artigo publicado originalmente pela equipe do ProjectManager.com

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